เช็กอินดิจิทัล: ลดคิวหน้าเคาน์เตอร์และงานเอกสาร โดยไม่ทำให้แขกรู้สึกไร้คนดูแล
การเช็กอินแบบกรอกเอกสารและถ่ายเอกสารที่เคาน์เตอร์ทำให้แขกที่เพิ่งเดินทางมาเหนื่อยต้องต่อคิว การเช็กอินดิจิทัลให้แขกกรอกข้อมูลล่วงหน้าจากมือถือ ลดเวลาหน้าเคาน์เตอร์และงานเอกสารซ้ำ แต่ต้องออกแบบให้ยังมีคนต้อนรับ ไม่ใช่แทนที่การดูแลด้วยเครื่อง
ช่วงเวลาที่แขกโรงแรมเหนื่อยที่สุดคือตอนเพิ่งเดินทางมาถึง และนั่นคือช่วงที่การเช็กอินแบบดั้งเดิมทำให้เขาต้องต่อคิว กรอกเอกสาร ยื่นบัตรให้ถ่ายสำเนา และรอพนักงานคีย์ข้อมูล ในโรงแรมที่แขกมาถึงพร้อมกันหลายคน เช่น หลังรถทัวร์ลงหรือช่วงไฟลท์ลงพร้อมกัน คิวหน้าเคาน์เตอร์ยาวจนกลายเป็นความประทับใจแรกที่ไม่ดี การเช็กอินดิจิทัลแก้ปัญหานี้โดยให้แขกกรอกข้อมูลที่จำเป็นล่วงหน้าจากมือถือก่อนมาถึง ทั้งข้อมูลส่วนตัว เอกสารยืนยันตัวตน และความต้องการพิเศษ เมื่อแขกมาถึง ข้อมูลพร้อมแล้ว เหลือแค่การต้อนรับ ยืนยันตัวตน และมอบกุญแจ ซึ่งใช้เวลาไม่กี่นาที ลดทั้งคิวและงานคีย์ข้อมูลซ้ำของพนักงาน
ดิจิทัลที่เสริมการต้อนรับ ไม่ใช่แทนที่
ความผิดพลาดที่ทำให้การเช็กอินดิจิทัลกลายเป็นเรื่องแย่คือการใช้มันแทนคนทั้งหมดจนแขกรู้สึกไร้คนดูแล โรงแรมไม่ใช่แค่ที่นอน แต่คือการต้อนรับและความรู้สึกว่ามีคนใส่ใจ โดยเฉพาะแขกที่มาเที่ยวและอยากได้คำแนะนำเรื่องเมืองหรือร้านอาหาร การออกแบบที่ดีจึงใช้ดิจิทัลลดงานเอกสารที่น่าเบื่อ แล้วคืนเวลาให้พนักงานได้ต้อนรับและดูแลแขกในเรื่องที่สร้างความประทับใจจริง แทนที่จะก้มหน้าคีย์ข้อมูล นอกจากนี้ยังควรให้แขกเลือกได้ว่าจะเช็กอินดิจิทัลหรือที่เคาน์เตอร์ตามสะดวก ไม่บังคับ เพราะแขกบางกลุ่มไม่ถนัด จุดที่ต้องทำให้ดีทางเทคนิคคือ ระบบต้องใช้ง่ายและรองรับหลายภาษาสำหรับแขกต่างชาติ การเก็บเอกสารยืนยันตัวตนต้องปลอดภัยและเป็นไปตามกฎหมายคุ้มครองข้อมูล และต้องเชื่อมกับ PMS เพื่อให้ข้อมูลที่แขกกรอกไหลเข้าระบบโรงแรมเลยโดยไม่ต้องคีย์ซ้ำ เมื่อทำถูก การเช็กอินดิจิทัลก็เปลี่ยนจากการลดคนที่ทำให้บริการเย็นชา เป็นการปลดพนักงานจากงานเอกสาร ให้ไปทำสิ่งที่เครื่องทำแทนไม่ได้ คือการทำให้แขกรู้สึกว่ายินดีต้อนรับจริง
- ให้แขกกรอกข้อมูลล่วงหน้าจากมือถือ ลดคิวและงานคีย์ซ้ำหน้าเคาน์เตอร์
- ให้เลือกได้ว่าจะเช็กอินดิจิทัลหรือที่เคาน์เตอร์ และยังมีคนต้อนรับ
- เชื่อมกับ PMS และเก็บเอกสารอย่างปลอดภัยตามกฎหมายคุ้มครองข้อมูล
ที่ Whale Task เราวางระบบโรงแรมที่รวมการเช็กอินดิจิทัลเข้ากับ PMS ให้ที่พักในเชียงใหม่และภาคเหนือ ด้วยประสบการณ์ข้ามหลายอุตสาหกรรมกว่า 10 ปี เราออกแบบให้ใช้ง่าย รองรับหลายภาษาสำหรับแขกต่างชาติ เก็บเอกสารอย่างปลอดภัย และวางให้ดิจิทัลเสริมการต้อนรับ ไม่ใช่แทนที่ ถ้าโรงแรมของคุณเจอคิวหน้าเคาน์เตอร์ยาวช่วงแขกมาถึงพร้อมกัน และพนักงานเสียเวลาไปกับงานเอกสารซ้ำ เริ่มจากการปรึกษาฟรีได้ ดูบริการระบบโรงแรมของเราที่หน้าบริการ
บริการที่เกี่ยวข้อง
รับพัฒนาระบบและซอฟต์แวร์เฉพาะทาง
ออกแบบและวางระบบตามความต้องการเฉพาะของธุรกิจคุณ ตั้งแต่ต้นจนใช้งานจริง
WhaleScope
ดูโครงสร้างตลาดของธุรกิจโรงแรมและที่พัก บน WhaleScope
รายชื่อบริษัท ผู้เล่นรายใหญ่ อัตราคงอยู่ และการกระจายรายจังหวัดของหมวดโรงแรมและรีสอร์ท — จากข้อมูลจดทะเบียน 2 ล้านนิติบุคคล
อ่านต่อ
OTA คืออะไร: ช่องทางขายห้องออนไลน์ที่พาแขกมา แต่กินค่าคอมทุกคืน
OTA คือเว็บจองที่พักออนไลน์รายใหญ่ที่พาแขกจากทั่วโลกมาหาโรงแรม แลกกับค่าคอมมิชชันราวหนึ่งในห้าของทุกการจอง เข้าใจว่า OTA ทำงานอย่างไร ช่วยและกินอะไรบ้าง แล้วจะบริหารให้ได้ประโยชน์โดยไม่ต้องพึ่งมันจนเสียกำไร
Booking Engine คืออะไร: ระบบรับจองตรงบนเว็บโรงแรม ที่ทำให้ไม่ต้องเสียค่าคอม OTA
Booking Engine คือระบบที่ให้แขกจองห้องและจ่ายเงินได้จบบนเว็บของโรงแรมเอง โดยไม่ต้องผ่าน OTA จึงไม่เสียค่าคอมมิชชัน มันคือหัวใจของการลดการพึ่ง OTA และเปลี่ยนเว็บโรงแรมจากโบรชัวร์เป็นช่องทางขายจริง
Revenue Management โรงแรม: ตั้งราคาห้องให้เปลี่ยนตามความต้องการ ไม่ใช่ราคาเดียวทั้งปี
โรงแรมที่ตั้งราคาห้องเท่ากันทั้งปี กำลังเสียเงินสองทาง คือขายถูกไปในวันที่คนแย่งจอง และขายแพงไปในวันที่เงียบจนห้องว่าง Revenue management คือการตั้งราคาให้ขยับตามความต้องการจริง เพื่อให้ได้ทั้งอัตราเข้าพักและราคาต่อห้องที่ดีที่สุด
ระบบแม่บ้านโรงแรม: ประสานงานทำความสะอาดห้องให้พร้อมทันเช็กอิน โดยไม่ต้องวิ่งบอกกันเอง
ในโรงแรม ช่องว่างระหว่างแขกเช็กเอาต์กับห้องพร้อมให้แขกใหม่ คืองานประสานที่พังง่ายเมื่อพึ่งวิทยุและกระดาษ ห้องที่ยังไม่พร้อมตอนแขกมาถึงคือประสบการณ์แรกที่แย่ ระบบแม่บ้านที่เชื่อมกับการจอง ทำให้รู้ว่าห้องไหนต้องเร่งและใครทำถึงไหน