ยื่นประมูลสิบงาน ได้หนึ่งงาน — ต้นทุนของการยื่นที่ไม่มีใครนับ

ธุรกิจรับเหมาและธุรกิจที่ขายให้องค์กรใหญ่จำนวนมากทำงานแบบเดียวกัน คือเห็นประกาศเชิญยื่นข้อเสนอแล้วยื่นไว้ก่อน ด้วยเหตุผลว่าไม่ยื่นก็ไม่มีโอกาส ผลคือทีมใช้เวลาสองถึงสามวันต่อชุดเอกสารในการรวบรวมหลักฐาน คำนวณราคา และจัดรูปแบบให้ถูกตามที่กำหนด ยื่นไปสิบงานได้หนึ่งงาน และไม่มีใครเคยรวมว่าเก้างานที่ไม่ได้นั้นใช้ต้นทุนไปเท่าไร

คำนวณว่าควรยื่นหรือไม่

ประโยชน์ของสูตรนี้ไม่ได้อยู่ที่ความแม่นยำ แต่อยู่ที่การบังคับให้ประเมินโอกาสชนะเป็นตัวเลขก่อนตัดสินใจ เมื่อทีมต้องระบุว่าโอกาสชนะกี่เปอร์เซ็นต์และอ้างอิงจากงานลักษณะไหนที่เคยชนะมา บทสนทนาจะเปลี่ยนจากยื่นไว้ก่อนเป็นยื่นเพราะอะไร

การคัดกรองควรเกิดก่อนที่ทีมจะเริ่มลงแรง ไม่ใช่หลังจากเตรียมไปครึ่งทางแล้ว คำถามห้าข้อนี้ตอบได้ภายในสามสิบนาทีและตัดงานที่ไม่ควรยื่นออกไปได้มาก

• เคยชนะงานลักษณะนี้มาก่อนหรือไม่ ถ้ายังไม่เคย โอกาสชนะจริงมักต่ำกว่าที่ประเมินไว้มาก และควรตั้งเป้าเป็นการสร้างประวัติด้วยงานเล็กกว่าก่อน
• มีคุณสมบัติครบตามที่กำหนดจริงหรือไม่ คุณสมบัติที่ขาดเพียงข้อเดียว เช่น ผลงานย้อนหลังหรือใบรับรองที่ต้องมี มักทำให้ตกรอบตั้งแต่ขั้นตรวจเอกสาร ไม่ว่าราคาจะดีแค่ไหน
• มีผู้ให้บริการรายเดิมที่ทำงานให้เจ้าของงานนี้มานานหรือไม่ ถ้ามีและไม่มีสัญญาณว่าเขาไม่พอใจ โอกาสชนะจะต่ำกว่าปกติอย่างมีนัยสำคัญ
• รู้จักผู้ตัดสินใจหรือเคยคุยก่อนประกาศหรือไม่ งานที่ได้คุยกับผู้ว่าจ้างก่อนมีโอกาสชนะสูงกว่างานที่เห็นประกาศแล้วยื่นอย่างเดียวอย่างชัดเจน
• ถ้าชนะแล้วมีกำลังทำจริงหรือไม่ การชนะงานที่ทำไม่ทันเสียหายมากกว่าการไม่ได้งาน เพราะกระทบทั้งงานที่มีอยู่และชื่อเสียงในการยื่นครั้งถัดไป

ทำให้การยื่นถูกลงด้วยชุดเอกสารมาตรฐาน

เมื่อไล่ดูว่าเวลาสองถึงสามวันต่อชุดหมดไปกับอะไร คำตอบมักไม่ใช่การคิดราคา แต่เป็นการตามหาเอกสารเดิมที่เคยใช้ไปแล้ว ทั้งหนังสือรับรอง งบการเงิน ประวัติผลงาน ประวัติทีม และรูปงานที่เคยทำ ซึ่งกระจายอยู่ในเครื่องของหลายคน

• เก็บชุดเอกสารบริษัทไว้ที่เดียวและระบุวันหมดอายุของแต่ละฉบับ เพื่อไม่ให้พบตอนใกล้ปิดรับว่าเอกสารบางฉบับหมดอายุไปแล้ว
• ทำประวัติผลงานเป็นรูปแบบมาตรฐานต่อหนึ่งงาน ระบุขอบเขต มูลค่า ระยะเวลา และผลลัพธ์ที่วัดได้ แล้วเพิ่มทุกครั้งที่ปิดงาน ไม่ใช่ไปรวบรวมตอนต้องยื่น
• เก็บรูปหน้างานและเอกสารส่งมอบอย่างเป็นระบบตั้งแต่ระหว่างทำงาน เพราะหลักฐานที่ดีที่สุดมักถ่ายไว้แล้วแต่หาไม่เจอเมื่อต้องใช้
• บันทึกทุกครั้งว่ายื่นงานอะไร ราคาเท่าไร ผลเป็นอย่างไร และถ้าแพ้ ใครได้ไปในราคาเท่าไรถ้าทราบ ข้อมูลชุดนี้คือสิ่งเดียวที่ทำให้ประเมินโอกาสชนะครั้งถัดไปได้จริง

อัตราชนะที่ต่ำไม่ได้แปลว่าข้อเสนอไม่ดีเสมอไป บ่อยครั้งแปลว่ากำลังยื่นในสนามที่ไม่ใช่ของตัวเอง การเลือกสนามให้แคบลงและเตรียมให้ลึกขึ้น เป็นวิธีที่ทำให้อัตราชนะขยับได้เร็วกว่าการปรับราคาลงอีกสองเปอร์เซ็นต์