สำนักงานบัญชี: จัดการลูกค้าหลายสิบราย เดดไลน์ยื่นภาษี และงานซ้ำรายเดือนโดยไม่มีอะไรตกหล่น

สำนักงานบัญชีเป็นธุรกิจที่ดูเรียบง่ายจากภายนอก แต่ข้างในคือการบริหารเดดไลน์จำนวนมหาศาลพร้อมกัน สำนักงานหนึ่งรับผิดชอบลูกค้าตั้งแต่หลายสิบถึงหลายร้อยราย และลูกค้าแต่ละรายมีชุดงานของตัวเองที่ต้องทำตามกำหนด ทั้งการยื่นภาษีมูลค่าเพิ่มทุกเดือน การนำส่งภาษีหัก ณ ที่จ่าย การยื่นประกันสังคม การปิดงบ และการยื่นภาษีประจำปี งานเหล่านี้ส่วนใหญ่ซ้ำทุกเดือนหรือทุกปีในรูปแบบเดิม แต่ความซ้ำนี่แหละคืออันตราย เพราะเมื่อทุกอย่างดูเหมือนเดิม การพลาดลูกค้าหนึ่งรายในเดือนหนึ่งจึงมองไม่เห็นจนสายเกินไป และการพลาดเดดไลน์ภาษีไม่ใช่แค่งานช้า แต่คือค่าปรับที่ตกกับลูกค้าและความน่าเชื่อถือของสำนักงานที่เสียไป สำนักงานบัญชีจำนวนมากบริหารด้วยความจำของหุ้นส่วน สมุด และไฟล์เอ็กเซล ซึ่งพอไหวตอนลูกค้าน้อย แต่เริ่มมีงานหลุดเมื่อลูกค้าเพิ่มขึ้น

ติดตามงานของทุกลูกค้าในที่เดียว

ระบบที่เหมาะกับสำนักงานบัญชีแก้ปัญหานี้ด้วยการทำให้เห็นงานของทุกลูกค้าและทุกเดดไลน์ในที่เดียว อย่างแรกคือการวางงานประจำที่เกิดซ้ำโดยอัตโนมัติ เมื่อรู้ว่าลูกค้ารายไหนต้องยื่นอะไรเมื่อไร ระบบก็สร้างงานตามรอบให้เองทุกเดือนพร้อมกำหนดส่ง ไม่ต้องจำเองว่าเดือนนี้ใครถึงคิว อย่างที่สองคือการเห็นสถานะงานของทุกลูกค้า ว่าอันไหนยังไม่เริ่ม อันไหนกำลังทำ อันไหนรอเอกสารจากลูกค้า และอันไหนใกล้เดดไลน์แล้วยังไม่เสร็จ ทำให้หุ้นส่วนเห็นภาพรวมและจัดคนได้ก่อนงานจะหลุด อย่างที่สามคือการเตือนก่อนถึงกำหนด ทั้งเตือนทีมงานและเตือนลูกค้าให้ส่งเอกสารทัน เพราะงานบัญชีจำนวนมากช้าเพราะรอเอกสารลูกค้า ไม่ใช่เพราะทีมไม่ทำ อย่างที่สี่คือการเก็บเอกสารและประวัติของแต่ละลูกค้าเป็นระบบ ทำให้ค้นย้อนได้และไม่ต้องพึ่งว่าใครเป็นคนดูแลลูกค้ารายนั้น ซึ่งสำคัญมากเมื่อพนักงานลาออกหรือสลับงานกัน เมื่อสำนักงานเห็นงานทั้งหมดชัดเจนและมีระบบเตือน การรับลูกค้าเพิ่มก็ไม่ได้แปลว่าความเสี่ยงที่งานหลุดเพิ่มตามอีกต่อไป ซึ่งเป็นสิ่งที่ทำให้สำนักงานโตได้โดยไม่ต้องแลกกับคุณภาพ

• สร้างงานประจำตามรอบให้อัตโนมัติ ไม่ต้องจำว่าใครถึงคิวเดือนนี้
• เห็นสถานะงานทุกลูกค้า และเตือนก่อนเดดไลน์ทั้งทีมและลูกค้า
• เก็บเอกสารและประวัติเป็นระบบ ไม่พึ่งว่าใครดูแลลูกค้ารายนั้น

ที่ Whale Task เราวางระบบบริหารงานสำหรับสำนักงานบัญชีในเชียงใหม่และภาคเหนือ ด้วยประสบการณ์ข้ามหลายอุตสาหกรรมกว่า 10 ปี ตั้งแต่การสร้างงานตามรอบอัตโนมัติ การเห็นสถานะงานทุกลูกค้า การเตือนก่อนเดดไลน์ ไปจนถึงการเก็บเอกสารเป็นระบบ เพื่อให้สำนักงานรับลูกค้าเพิ่มได้โดยไม่เพิ่มความเสี่ยงที่งานจะหลุด ถ้าสำนักงานของคุณเริ่มมีงานหลุดเมื่อลูกค้ามากขึ้น หรือยังพึ่งความจำและเอ็กเซล เริ่มจากการปรึกษาฟรีได้ ดูบริการระบบบริหารงานและ ERP ของเราที่หน้าบริการ