บริหารหลายคลังสินค้า — รู้ว่าของอยู่คลังไหน ควรส่งจากที่ไหน และควรเก็บอะไรไว้ตรงไหน

ธุรกิจมักเพิ่มคลังที่สองด้วยเหตุผลที่ดี ทั้งการขยายไปพื้นที่ใหม่เพื่อส่งของให้ลูกค้าเร็วขึ้น การเช่าพื้นที่เพิ่มเพราะของล้น หรือการมีคลังหน้าร้านควบคู่กับโกดังหลัก แต่สิ่งที่มักไม่ได้เตรียมคือความซับซ้อนที่เพิ่มขึ้นแบบก้าวกระโดด เพราะเมื่อมีคลังเดียว คำถามว่ามีของพอไหมมีคำตอบเดียว แต่เมื่อมีสองคลังขึ้นไป คำถามเดียวกันต้องตอบว่ามีของรวมพอไหม อยู่ที่คลังไหนบ้าง และคลังที่มีของอยู่ใกล้ลูกค้าหรือเปล่า ถ้าระบบไม่รองรับ สิ่งที่เกิดขึ้นคือแต่ละคลังบริหารตัวเองด้วยไฟล์ของตัวเอง เจ้าของไม่มีทางรู้ยอดรวมที่ถูกต้อง ณ เวลาใดเวลาหนึ่ง ของบางตัวล้นที่คลังหนึ่งขณะที่อีกคลังขาดจนต้องสั่งซื้อเพิ่มทั้งที่บริษัทมีของอยู่แล้ว และเมื่อมีออเดอร์เข้ามา ไม่มีใครตอบได้ทันทีว่าควรส่งจากคลังไหนถึงจะเร็วและถูกที่สุด ความสูญเสียเหล่านี้ไม่ปรากฏเป็นรายการในงบ แต่มันคือเงินที่รั่วออกไปทุกวันในรูปของค่าขนส่งที่แพงเกินจำเป็นและสต็อกที่จมมากกว่าที่ควร

เห็นภาพรวมแต่แยกตามที่อยู่จริง

หลักการพื้นฐานของระบบหลายคลังคือต้องเห็นได้ทั้งสองระดับพร้อมกัน ระดับแรกคือยอดรวมทั้งบริษัทเพื่อตอบคำถามเรื่องการสั่งซื้อและการวางแผน ระดับที่สองคือยอดแยกตามคลังเพื่อตอบคำถามเรื่องการส่งของและการเติมสต็อก ระบบที่รวมทุกคลังเป็นตัวเลขเดียวโดยไม่แยกที่อยู่ จะสร้างปัญหาแบบที่รับออเดอร์มาแล้วส่งไม่ได้เพราะของอยู่คนละจังหวัด ในขณะที่ระบบที่แยกคลังแต่ไม่มีมุมมองรวม จะทำให้จัดซื้อสั่งของซ้ำซ้อนเพราะเห็นแค่คลังที่ตัวเองดูแล นอกจากสองระดับนี้แล้ว ระบบยังต้องจัดการสถานะพิเศษให้ถูกต้อง ทั้งของที่กำลังโอนระหว่างคลังซึ่งออกจากต้นทางแล้วแต่ยังไม่ถึงปลายทาง ของที่ถูกจองไว้แล้วสำหรับออเดอร์ที่ยังไม่ได้ส่ง และของที่รอตรวจรับหรือรอเคลม ซึ่งอยู่ในคลังแต่ยังขายไม่ได้ การแยกสถานะเหล่านี้ให้ชัดคือสิ่งที่ทำให้ตัวเลขที่ระบบบอกว่าขายได้เป็นตัวเลขที่เชื่อถือได้จริง และเป็นความต่างระหว่างระบบที่ช่วยงานกับระบบที่ทำให้ทีมต้องไปเช็คด้วยตาอยู่ดีเพราะไม่เชื่อตัวเลข

เมื่อระบบรู้ว่าของอยู่ที่ไหน สิ่งที่ทำได้ต่อคือการเลือกคลังส่งอย่างชาญฉลาด ซึ่งให้ผลตอบแทนเร็วที่สุดของทั้งโครงการ กติกาที่ธุรกิจส่วนใหญ่ใช้คือส่งจากคลังที่ใกล้ลูกค้าที่สุดที่มีของครบ ซึ่งลดทั้งค่าขนส่งและเวลาส่งพร้อมกัน แต่กติกาจริงมักซับซ้อนกว่านั้นเล็กน้อยและควรออกแบบตามธุรกิจ เช่น ถ้าคลังที่ใกล้ที่สุดมีของไม่ครบทุกรายการในออเดอร์ ควรแยกส่งจากสองคลังหรือส่งจากคลังไกลที่มีครบ ซึ่งคำตอบขึ้นกับว่าค่าส่งสองครั้งแพงกว่าค่าส่งไกลครั้งเดียวหรือไม่ และลูกค้ารับได้ไหมที่ของมาไม่พร้อมกัน หรือถ้าคลังหนึ่งมีของค้างนานควรถูกเลือกส่งก่อนเพื่อระบายของเก่า ซึ่งสำคัญมากกับสินค้าที่มีวันหมดอายุ ระบบที่ดีจะให้คุณตั้งกติกาเหล่านี้ไว้แล้วทำตามอัตโนมัติทุกออเดอร์ แทนที่จะให้พนักงานตัดสินใจเองทีละใบซึ่งช้าและไม่สม่ำเสมอ ธุรกิจที่มีออเดอร์วันละหลักร้อยมักพบว่าการปรับกติกาการเลือกคลังอย่างเดียว ประหยัดค่าขนส่งได้เป็นเงินก้อนใหญ่ต่อปีโดยไม่ต้องเจรจาราคากับขนส่งเลยแม้แต่บาทเดียว

กระจายของให้ถูกตั้งแต่ต้นทาง

ขั้นที่ให้ผลตอบแทนสูงที่สุดในระยะยาวคือการทำให้ของไปอยู่ถูกคลังตั้งแต่แรก เพราะทุกครั้งที่ต้องโอนของข้ามคลังคือต้นทุนที่ไม่ได้สร้างมูลค่าให้ลูกค้าเลย ข้อมูลที่ต้องใช้คือยอดขายแยกตามพื้นที่และตามสินค้า ซึ่งระบบที่รวมออเดอร์ทุกช่องทางไว้แล้วมีอยู่ในมือ เมื่อรู้ว่าสินค้าตัวไหนขายดีในโซนไหน การกระจายของตอนรับเข้าจากซัพพลายเออร์ก็ทำได้ตรงขึ้น แทนที่จะเก็บทุกอย่างไว้ที่คลังหลักแล้วค่อยโอนตามที่ขาด ธุรกิจที่ทำเรื่องนี้ดีจะเห็นจำนวนการโอนระหว่างคลังลดลงอย่างชัดเจนภายในไม่กี่เดือน อีกเรื่องที่ควรพิจารณาคือการกำหนดบทบาทของแต่ละคลังให้ชัด บางธุรกิจใช้คลังหลักเป็นที่เก็บของทั้งหมดและคลังย่อยเป็นจุดกระจายที่เก็บเฉพาะสินค้าขายเร็ว บางธุรกิจแบ่งตามประเภทสินค้า และบางธุรกิจแบ่งตามช่องทางขาย การมีบทบาทที่ชัดทำให้การตัดสินใจเรื่องการเติมสต็อกและการลงทุนในแต่ละคลังง่ายขึ้นมาก สุดท้าย ควรวัดผลด้วยตัวเลขที่ตรงกับเป้าหมาย ทั้งสัดส่วนออเดอร์ที่ส่งได้จากคลังใกล้ที่สุด จำนวนครั้งที่ต้องโอนของด่วนเพราะคลังขาด และมูลค่าสต็อกรวมที่ควรลดลงได้เมื่อการกระจายแม่นขึ้น

• ต้องเห็นทั้งยอดรวมบริษัทและยอดแยกรายคลังพร้อมกัน ไม่ใช่อย่างใดอย่างหนึ่ง
• ตั้งกติกาเลือกคลังส่งให้ระบบทำอัตโนมัติ — ประหยัดค่าขนส่งได้โดยไม่ต้องต่อรองกับขนส่ง
• กระจายของให้ถูกตั้งแต่รับเข้า แล้วการโอนข้ามคลังที่ไม่สร้างมูลค่าจะลดลงเอง

Whale Task วางระบบคลังสินค้าและสต็อกหลายคลังให้ธุรกิจกระจายสินค้าและค้าส่งในเชียงใหม่และภาคเหนือมากว่า 10 ปี ครอบคลุมทั้งการแยกยอดตามคลัง สถานะของระหว่างโอน กติกาเลือกคลังส่ง และรายงานการกระจายสินค้าตามพื้นที่ขาย ถ้าธุรกิจของคุณมีมากกว่าหนึ่งคลังแต่ยังตอบไม่ได้ทันทีว่าของอยู่ที่ไหนบ้าง ขอ Workflow Audit ฟรีได้เลย เราจะช่วยดูการไหลของสินค้าจริงระหว่างคลัง แล้วชี้จุดที่ต้นทุนรั่วมากที่สุด