ระบบจัดการเบเกอรี่ วางแผนผลิต คุมต้นทุนวัตถุดิบ และของเสีย

เบเกอรี่เป็นธุรกิจที่กำไรรั่วได้ง่ายมาก เพราะของสดอายุสั้น ทำมากไปก็เหลือทิ้ง ทำน้อยไปก็ขายขาดและเสียลูกค้า แถมต้นทุนวัตถุดิบอย่างแป้ง เนย ไข่ ขึ้นลงตลอด ถ้าไม่มีระบบช่วยคิด เจ้าของมักไม่รู้ว่าขนมแต่ละชิ้นกำไรจริงเท่าไร และของเสียกินกำไรไปเท่าไรในแต่ละเดือน

วางแผนผลิตจากยอดขายจริง

หัวใจของการวางแผนคือดูยอดขายย้อนหลังว่าขนมแต่ละชนิดขายได้วันละกี่ชิ้น วันธรรมดากับวันหยุดต่างกันแค่ไหน ระบบที่ดีจะเก็บยอดขายรายวันแล้วช่วยแนะนำว่าควรผลิตเท่าไร ทำให้ไม่ผลิตเกินจนเหลือทิ้ง และไม่ผลิตขาดจนของหมดเร็ว เมื่อวางแผนแม่นขึ้น ของเสียลดลงและลูกค้าก็มีของให้ซื้อทุกวัน เคล็ดลับสำคัญคือบันทึกของที่เหลือทิ้งทุกวันด้วย ไม่ใช่แค่ของที่ขายได้ ข้อมูลของเสียคือกุญแจที่ทำให้แผนผลิตแม่นขึ้นเรื่อยๆ

BOM ย่อมาจากสูตรส่วนผสม คือรายการว่าขนมหนึ่งชิ้นใช้วัตถุดิบอะไรเท่าไร เช่น ครัวซองต์หนึ่งชิ้นใช้แป้งกี่กรัม เนยกี่กรัม เมื่อใส่ราคาวัตถุดิบเข้าไป ระบบจะคำนวณต้นทุนต่อชิ้นได้ทันที พอราคาเนยขึ้น ก็เห็นเลยว่ากำไรหดเท่าไร และควรปรับราคาขายหรือลดขนาดหรือไม่ ทำให้ตั้งราคาบนข้อมูลจริงไม่ใช่เดา

ตัดสต็อกวัตถุดิบอัตโนมัติ

เมื่อระบบรู้สูตรของขนมแต่ละชิ้น พอบันทึกว่าวันนี้ผลิตครัวซองต์ 100 ชิ้น ระบบก็ตัดแป้งและเนยตามสูตรอัตโนมัติ ทำให้รู้ว่าวัตถุดิบเหลือเท่าไรแบบเรียลไทม์ และเตือนเมื่อใกล้หมดให้สั่งทัน ไม่ต้องมานับมือทุกเย็น ลดทั้งเวลาและความผิดพลาด แถมยังเทียบได้ว่าวัตถุดิบที่ใช้จริงตรงกับสูตรไหม ถ้าใช้เกินสูตรมากอาจมีการตวงพลาดหรือของหาย

ตัวอย่างจริง เบเกอรี่โฮมเมดในเชียงใหม่

เบเกอรี่โฮมเมดแห่งหนึ่งมีหน้าร้านหนึ่งสาขาและรับพรีออเดอร์ เดิมเจ้าของกะปริมาณผลิตจากความรู้สึก บางวันเหลือทิ้งหลายสิบชิ้น บางวันของหมดตั้งแต่บ่าย และไม่เคยรู้ต้นทุนต่อชิ้นชัดเจน หลังเริ่มบันทึกยอดขาย ของเสีย และสูตรเข้าระบบ เจ้าของเห็นว่าเค้กบางตัวกำไรน้อยกว่าที่คิดเพราะเนยขึ้นราคา จึงปรับราคาและปริมาณผลิต ภายในสองเดือนของเสียลดลงกว่าครึ่ง และกำไรต่อเดือนเพิ่มขึ้นอย่างเห็นได้ชัด

เช็กลิสต์ก่อนเริ่ม สิ่งที่ควรเตรียมให้พร้อมก่อนวางระบบมีดังนี้

• เขียนสูตรของขนมแต่ละชนิดพร้อมปริมาณวัตถุดิบให้ครบ
• รวบรวมราคาวัตถุดิบล่าสุดทุกตัว
• เริ่มบันทึกยอดขายและของเสียรายวันตั้งแต่วันนี้
• กำหนดจุดสั่งซื้อวัตถุดิบหลักให้ชัด
• ตั้งเป้าของเสียที่ยอมรับได้ต่อวันเพื่อใช้เทียบ

ข้อผิดพลาดที่พบบ่อย ที่ควรระวังให้มากมีดังนี้

• ผลิตตามความรู้สึกไม่ดูยอดขายจริง ทำให้เหลือทิ้งบ่อย
• ไม่คิดต้นทุนต่อชิ้น ตั้งราคาขายแล้วกำไรน้อยกว่าที่คิด
• ไม่บันทึกของเสีย จึงไม่มีข้อมูลปรับแผนผลิต
• ไม่อัปเดตราคาวัตถุดิบ ต้นทุนในระบบเลยไม่ตรงจริง

ถ้าเบเกอรี่ของคุณเริ่มผลิตหลายชนิดจนคุมต้นทุนและของเสียด้วยมือไม่ไหว ทีม Whale Task ช่วยวางระบบวางแผนผลิต สูตรต้นทุน และตัดสต็อกอัตโนมัติให้เหมาะกับครัวจริง ปรึกษาได้ก่อนเริ่ม