ค่าแรงและต้นทุนคนที่สูงขึ้น — ธุรกิจไทยรับมือด้วยระบบอย่างไรโดยไม่ต้องลดคน

ธุรกิจไทยกำลังเจอแรงกดดันสองด้านพร้อมกัน ด้านแรกคือต้นทุนต่อหัวที่สูงขึ้นต่อเนื่อง ทั้งค่าแรง สวัสดิการ และค่าใช้จ่ายในการรักษาคนไว้ ด้านที่สองซึ่งหนักกว่าในหลายอุตสาหกรรมคือการหาคนยากขึ้น ตำแหน่งหน้าร้าน งานคลัง และงานเอกสารพื้นฐาน เปิดรับสมัครหลายเดือนก็ยังไม่ได้คนที่เหมาะ และเมื่อได้มาแล้วก็อยู่ไม่นาน สถานการณ์นี้ไม่ใช่เรื่องชั่วคราวที่รอให้ผ่านไป แต่เป็นแนวโน้มเชิงโครงสร้างที่มาจากประชากรวัยทำงานที่ลดลงและทางเลือกอาชีพที่มากขึ้นของคนรุ่นใหม่ ปฏิกิริยาแรกของธุรกิจจำนวนมากคือพยายามลดต้นทุนด้วยการลดคนหรือไม่เติมตำแหน่งที่ว่าง ซึ่งแก้ตัวเลขได้ในไตรมาสนี้แต่มักสร้างปัญหาที่แพงกว่าในไตรมาสถัดไป เพราะงานไม่ได้หายไปตามคน มันแค่ถูกโยนไปกองที่คนที่เหลือ จนคุณภาพตกและคนดี ๆ ลาออกเพิ่ม กลายเป็นวงจรที่ยิ่งแก้ยิ่งแย่ คำตอบที่ยั่งยืนกว่าจึงไม่ใช่การมีคนน้อยลง แต่คือการทำให้คนที่มีอยู่ใช้เวลาไปกับงานที่สร้างมูลค่าจริงมากขึ้น

แยกงานสองประเภทให้ออกก่อน

ในทุกธุรกิจ เวลาของพนักงานถูกใช้ไปกับงานสองประเภทที่มีมูลค่าต่างกันมาก ประเภทแรกคืองานที่ต้องใช้วิจารณญาณ ความสัมพันธ์ หรือทักษะเฉพาะ เช่น การดูแลลูกค้าที่มีปัญหา การเจรจากับซัพพลายเออร์ การแก้ปัญหาหน้างานที่ไม่เหมือนเดิมสักครั้ง งานเหล่านี้คือสิ่งที่มนุษย์ทำได้ดีกว่าระบบมากและเป็นที่มาของความได้เปรียบของธุรกิจ ประเภทที่สองคืองานที่มีรูปแบบซ้ำและมีกติกาชัด เช่น การคีย์ข้อมูลจากที่หนึ่งไปอีกที่ การรวมยอดจากหลายไฟล์ การส่งข้อความยืนยันเดิม ๆ ให้ลูกค้า การไล่เช็คว่าใครยังไม่ส่งเอกสาร งานประเภทนี้คือสิ่งที่ระบบทำได้ดีกว่า เร็วกว่า และไม่มีวันลืม การประเมินที่ตรงไปตรงมาในธุรกิจส่วนใหญ่มักพบว่าพนักงานใช้เวลากับงานประเภทที่สองมากกว่าที่ใครคาดคิด บางตำแหน่งเกินครึ่งของวันทำงาน ตัวเลขนี้เองคือโอกาส เพราะการย้ายงานประเภทที่สองไปให้ระบบ ไม่ได้ทำให้ต้องการคนน้อยลงเสมอไป แต่ทำให้คนคนเดิมรับงานที่สร้างรายได้ได้มากขึ้นโดยไม่ต้องทำงานหนักขึ้น ซึ่งเป็นทางเดียวที่ธุรกิจจะโตได้ในตลาดแรงงานที่หาคนเพิ่มไม่ได้ง่าย ๆ อีกต่อไป

ข้อดีที่มักถูกมองข้ามของการให้ระบบรับงานซ้ำไปทำ คือมันมักเป็นงานที่พนักงานเกลียดที่สุดอยู่แล้ว ไม่มีใครภูมิใจกับการนั่งคีย์ตัวเลขจากไฟล์หนึ่งไปอีกไฟล์สามชั่วโมงต่อวัน หรือการไล่โทรถามเรื่องเดิมทุกสัปดาห์ การเริ่มต้นอัตโนมัติจากงานเหล่านี้จึงได้รับการต้อนรับแทนที่จะเจอแรงต้าน ซึ่งต่างจากภาพจำที่ว่าระบบมาแทนคนแล้วทีมจะกลัวตกงาน สิ่งสำคัญคือการสื่อสารให้ชัดตั้งแต่ต้นว่าเป้าหมายคือการเอาเวลาคืนให้ทีมไปทำงานที่มีค่ากว่า ไม่ใช่การเตรียมลดคน และเมื่อทำได้จริงตามที่พูด ทีมจะกลายเป็นคนเสนอเองว่างานไหนควรทำอัตโนมัติต่อ ลำดับการเริ่มที่ได้ผลดีมักเป็นแบบนี้ เริ่มจากงานคีย์ซ้ำระหว่างระบบ เพราะเห็นผลเร็วและวัดง่าย ต่อด้วยการแจ้งเตือนและการติดตามอัตโนมัติที่แทนการไล่ถามด้วยคน ตามด้วยรายงานที่เคยทำมือทุกสิ้นเดือน และสุดท้ายคืองานที่ต้องใช้การตัดสินใจแบบมีกติกา เช่น การเสนอยอดสั่งซื้อจากยอดขายจริง ซึ่งซับซ้อนกว่าแต่ให้ผลตอบแทนสูงที่สุด

ผลตอบแทนที่ยั่งยืนกว่าการลดต้นทุนครั้งเดียว

ธุรกิจที่เดินทางนี้อย่างจริงจังมักได้ผลตอบแทนสามชั้นที่ชั้นหลังมีค่ากว่าชั้นแรกมาก ชั้นแรกคือเวลาที่ประหยัดได้โดยตรง ซึ่งเป็นตัวเลขที่คำนวณง่ายและใช้ตัดสินใจลงทุนได้ ชั้นที่สองคือความสามารถในการรับงานเพิ่มโดยไม่ต้องเพิ่มคน ซึ่งมีค่ามากในภาวะที่การหาคนใหม่ใช้เวลาเป็นเดือนและไม่มีหลักประกันว่าจะได้คนที่เหมาะ ธุรกิจที่ยอดขายโตได้ยี่สิบเปอร์เซ็นต์โดยทีมเท่าเดิม คือธุรกิจที่กำไรโตเร็วกว่ายอดขายอย่างมีนัยสำคัญ และชั้นที่สามซึ่งมักถูกประเมินต่ำเกินไปคือการรักษาคนดีไว้ได้ พนักงานที่เก่งไม่ได้ลาออกเพราะงานหนักเสมอไป แต่ลาออกเพราะรู้สึกว่าเวลาของตัวเองถูกใช้ไปกับงานที่ไม่มีความหมาย การเอางานซ้ำซากออกจากมือเขาแล้วให้เขาได้ทำงานที่ใช้ความสามารถจริง คือหนึ่งในวิธีรักษาคนที่ได้ผลที่สุดและมักถูกที่สุดด้วย เมื่อรวมสามชั้นนี้เข้าด้วยกัน การลงทุนกับระบบในภาวะที่ต้นทุนคนสูงขึ้น จึงไม่ใช่การประหยัดเพื่อเอาตัวรอด แต่เป็นการวางโครงสร้างที่ทำให้ธุรกิจโตต่อได้ในตลาดแรงงานที่เปลี่ยนไปแล้วและจะไม่กลับไปเหมือนเดิม

• การลดคนแก้ตัวเลขไตรมาสนี้ แต่งานไม่หายไปตามคน — มันไปกองที่คนที่เหลือ
• เริ่มอัตโนมัติจากงานที่พนักงานเกลียดอยู่แล้ว จะได้การต้อนรับแทนแรงต้าน
• ผลตอบแทนที่ใหญ่ที่สุดคือรับงานเพิ่มได้โดยไม่ต้องเพิ่มคน และรักษาคนเก่งไว้ได้

Whale Task ช่วยธุรกิจในเชียงใหม่และภาคเหนือย้ายงานซ้ำซากเข้าระบบมากว่า 10 ปี ตั้งแต่การเชื่อมระบบให้เลิกคีย์ซ้ำ การแจ้งเตือนอัตโนมัติ ไปจนถึงรายงานที่สร้างตัวเองทุกเช้า เราเริ่มจากการวัดว่าทีมของคุณเสียเวลากับอะไรมากที่สุดจริง ๆ ก่อนเสนอสิ่งที่ควรทำ ถ้าธุรกิจของคุณกำลังรู้สึกว่าต้นทุนคนโตเร็วกว่ารายได้ ขอ Workflow Audit ฟรีได้เลย เราจะช่วยคำนวณให้เห็นว่าเวลาที่ได้คืนคิดเป็นเงินเท่าไหร่ต่อปี