วางแผนการผลิตยังไงไม่ให้ของขาดส่งหรือผลิตเกิน

วางแผนการผลิตคือ การตัดสินใจว่าจะผลิตอะไร จำนวนเท่าไร และเมื่อไร ให้พอดีกับที่ลูกค้าต้องการ ฟังดูง่ายแต่หลายโรงงาน SME ยังใช้ความรู้สึก ทำให้บางเดือนของขาดส่งไม่ทัน บางเดือนผลิตเกินจนของค้างเต็มคลัง

ทำไมการวางแผนถึงสำคัญ

ของขาดส่งทำให้เสียยอดขายและเสียความเชื่อใจของลูกค้า ส่วนผลิตเกินทำให้เงินสดจมอยู่ในวัตถุดิบและสินค้าสำเร็จรูปที่ขายไม่ออก ยังต้องเสียค่าเก็บและเสี่ยงของหมดอายุหรือล้าสมัย การวางแผนที่ดีคือ การหาจุดสมดุลระหว่างสองความเสี่ยงนี้

หัวใจของการวางแผนคือ การคาดการณ์ยอดขายล่วงหน้า หรือที่เรียกว่าการพยากรณ์ความต้องการ วิธีเริ่มที่ง่ายที่สุดคือ ดูยอดขายย้อนหลัง 6 ถึง 12 เดือน แล้วหาแนวโน้มและช่วงพีก เช่น สินค้าบางตัวขายดีหน้าเทศกาล จากนั้นค่อยปรับด้วยข้อมูลจากทีมขายว่ามีออร์เดอร์ใหญ่ที่กำลังจะเข้าไหม

เมื่อรู้ความต้องการคร่าว ๆ แล้ว ค่อยแปลงเป็นแผนการผลิต โดยเผื่อเวลานำของวัตถุดิบ (lead time) คือ ระยะเวลาตั้งแต่สั่งวัตถุดิบจนของมาถึง ถ้า lead time นาน คุณต้องสั่งและเริ่มผลิตล่วงหน้ามากขึ้น

ตัวอย่างโรงงาน SME จริง

โรงงานทำเฟอร์นิเจอร์ไม้แห่งหนึ่งในเชียงใหม่เคยผลิตตามที่ช่างว่างมือ ทำให้เก้าอี้รุ่นขายดีขาดบ่อย แต่โต๊ะรุ่นที่ขายช้ากลับค้างสต็อกเป็นแสนบาท เมื่อเริ่มดูยอดขายย้อนหลังและตั้งจุดสั่งซื้อใหม่ (reorder point) สำหรับวัตถุดิบหลัก ทำให้ผลิตเก้าอี้ได้ทันออร์เดอร์ และลดสต็อกโต๊ะที่ค้างลงได้กว่า 40 เปอร์เซ็นต์ภายในสามเดือน

เช็กลิสต์ก่อนเริ่มวางแผนการผลิต

• รวบรวมยอดขายย้อนหลังอย่างน้อย 6 เดือน แยกตามสินค้าแต่ละรุ่น
• รู้ lead time ของวัตถุดิบหลักแต่ละตัวว่าสั่งแล้วกี่วันถึงจะมาถึง
• ตั้งจุดสั่งซื้อใหม่และสต็อกขั้นต่ำสำหรับวัตถุดิบที่ใช้บ่อย
• ระบุกำลังการผลิตจริงต่อวัน เพื่อรู้ว่ารับออร์เดอร์ได้แค่ไหนไม่ให้เกินกำลัง

ข้อผิดพลาดที่พบบ่อย

• วางแผนจากความรู้สึกของหัวหน้างาน โดยไม่ดูข้อมูลยอดขายจริง
• ผลิตล็อตใหญ่เพื่อให้ต้นทุนต่อชิ้นถูกลง แต่ลืมว่าเงินจมและของอาจค้าง
• ไม่เผื่อ lead time วัตถุดิบ ทำให้สั่งของไม่ทันเวลาผลิต
• ไม่อัปเดตแผนเมื่อความต้องการเปลี่ยน ใช้แผนเดิมทั้งปีจนคลาดเคลื่อน

เมื่อโรงงานโตขึ้น การใช้ระบบ MRP หรือการวางแผนความต้องการวัตถุดิบจะช่วยคำนวณให้อัตโนมัติว่าต้องสั่งวัตถุดิบอะไร เมื่อไร เท่าไร จากแผนการผลิต ลดงานคำนวณมือและความผิดพลาด