ระบบจัดการธุรกิจค้าส่ง คุมสต็อก ราคา และลูกหนี้ให้อยู่หมัด

ธุรกิจค้าส่งคือธุรกิจที่กำไรต่อชิ้นน้อย แต่ขายทีละมากๆ เงินจึงหมุนเร็วและพลาดได้ง่าย ถ้าคุณนับสต็อกผิดแค่ไม่กี่ลัง ตั้งราคาให้ลูกค้าเกรดเดียวกันไม่เท่ากัน หรือปล่อยให้ลูกหนี้ค้างจ่ายเป็นเดือนๆ กำไรบางๆ ที่ควรได้ก็หายไปต่อหน้าต่อตา หลายร้านค้าส่งในเชียงใหม่ยังใช้สมุดจดและไฟล์ Excel หลายเวอร์ชัน พอของหมดสต็อกตอนลูกค้าสั่งใหญ่ก็เสียออเดอร์ คู่มือนี้จะอธิบายแบบบ้านๆ ว่าระบบจัดการธุรกิจค้าส่งที่ดีควรช่วยคุมสามเรื่องหลักอย่างไร

เรื่องที่ 1 คุมสต็อกให้ตรงกับของจริง

หัวใจของค้าส่งคือ ของในระบบต้องตรงกับของในโกดัง ระบบที่ดีจะตัดสต็อกทันทีเมื่อขายและเพิ่มเมื่อรับของเข้า รองรับการนับหลายคลัง รู้ว่าของล็อตไหนใกล้หมดอายุ และแจ้งเตือนเมื่อของต่ำกว่าจุดสั่งซื้อ คำว่า จุดสั่งซื้อใหม่ หรือ reorder point คือ จำนวนของขั้นต่ำที่พอระบบเตือน คุณก็สั่งของล็อตใหม่ได้ทันก่อนของจะหมดจริง การมีบาร์โค้ดหรือ QR ติดที่ลังช่วยให้นับเร็วและผิดน้อยลงมาก

ลูกค้าค้าส่งไม่ได้จ่ายราคาเดียวกัน ร้านที่ซื้อเยอะได้ราคาถูกกว่า ลูกค้าประจำมีส่วนลดพิเศษ บางช่วงมีโปรโมชั่นซื้อ 10 แถม 1 ถ้าตั้งราคาด้วยมือ พนักงานหน้าร้านจะจำไม่ไหวและคิดผิดบ่อย ระบบที่ดีจะเก็บ ตารางราคาตามกลุ่มลูกค้า ไว้ให้ พอเลือกชื่อลูกค้า ราคาที่ถูกต้องก็ขึ้นมาเอง รวมถึงราคาขั้นบันไดตามจำนวน เช่น ซื้อ 1 ถึง 50 ชิ้นราคาหนึ่ง ซื้อเกิน 50 ชิ้นอีกราคาหนึ่ง ทำให้ขายได้เร็วและกำไรไม่รั่ว

เรื่องที่ 3 คุมลูกหนี้ไม่ให้ค้างนาน

ค้าส่งมักขายเป็นเครดิต คือให้ลูกค้าเอาของไปก่อนแล้วจ่ายทีหลัง 30 หรือ 60 วัน ปัญหาคือถ้าไม่มีระบบติดตาม คุณจะไม่รู้ว่าใครค้างเท่าไรและครบกำหนดเมื่อไร ระบบที่ดีจะมีรายงานอายุลูกหนี้ หรือ aging report ที่บอกว่าหนี้ก้อนไหนค้างกี่วัน แยกเป็นช่วง เช่น ค้าง 1 ถึง 30 วัน 31 ถึง 60 วัน และเกิน 90 วัน ทำให้คุณรู้ว่าควรโทรทวงใครก่อน และตั้งวงเงินเครดิตให้ลูกค้าแต่ละราย เพื่อไม่ให้ปล่อยของเกินกว่าที่รับความเสี่ยงได้

ตัวอย่างจริง ร้านค้าส่งเครื่องเขียน

ร้านค้าส่งเครื่องเขียนแห่งหนึ่งในเชียงใหม่ส่งของให้โรงเรียนและร้านโชห่วยกว่า 80 แห่ง เดิมใช้ Excel สามไฟล์แยกคนละคน เดือนหนึ่งพบว่าสต็อกปากกาในระบบมี 400 โหล แต่ของจริงเหลือ 90 โหล เพราะลืมตัดของที่ขายไป พอรับออเดอร์ใหญ่จึงส่งไม่ทันและเสียลูกค้าไปสองราย หลังเปลี่ยนมาใช้ระบบเดียวที่เชื่อมการขาย สต็อก และลูกหนี้เข้าด้วยกัน เวลานับสต็อกสิ้นเดือนลดจากสองวันเหลือครึ่งวัน ยอดลูกหนี้ค้างเกิน 60 วันลดลงเกือบครึ่งภายในสามเดือน เพราะมีรายงานเตือนให้ทวงตรงเวลา

เช็กลิสต์ก่อนเลือกระบบค้าส่ง

• ตัดสต็อกอัตโนมัติเมื่อขาย และรองรับหลายคลังหรือไม่
• ตั้งราคาตามกลุ่มลูกค้าและตามจำนวนได้ไหม
• มีรายงานอายุลูกหนี้และตั้งวงเงินเครดิตได้หรือเปล่า
• ออกใบกำกับภาษีและเชื่อมบัญชีได้ตามกฎหมายไทยไหม
• ใช้บนมือถือหน้าโกดังได้สะดวกหรือไม่

ข้อผิดพลาดที่พบบ่อย

• ใช้ Excel หลายไฟล์แยกกัน ทำให้ตัวเลขไม่ตรงกันสักที
• ไม่ตั้งจุดสั่งซื้อใหม่ ของหมดแล้วค่อยรู้ตอนลูกค้าสั่ง
• ปล่อยเครดิตไม่มีวงเงิน จนลูกหนี้รายเดียวค้างเป็นแสน
• ไม่เก็บประวัติราคา ทำให้เถียงกับลูกค้าว่าตกลงราคาเท่าไร