ระบบจัดการธุรกิจค้าส่งอะไหล่ยนต์ คุมสต็อกหลายหมื่น SKU ราคา และลูกหนี้

ธุรกิจค้าส่งอะไหล่ยนต์เป็นหนึ่งในธุรกิจที่จัดการยากที่สุด เพราะมีสินค้าหลายหมื่นรายการ แต่ละรุ่นรถใช้อะไหล่ต่างกัน ลูกค้าก็มีทั้งอู่ ร้านปลีก และช่างที่ขอราคาคนละแบบ ถ้ายังใช้สมุดจดหรือ Excel หลายไฟล์ ของขาด ของล้น และลูกหนี้หายเป็นเรื่องปกติ

ทำไมการคุมสต็อกอะไหล่ถึงยาก

SKU คือรหัสสินค้าแต่ละชนิด เช่น ผ้าเบรกหน้ารุ่น A กับรุ่น B ถือเป็นคนละ SKU ร้านอะไหล่ทั่วไปมี SKU ตั้งแต่หมื่นถึงหลายหมื่น และอะไหล่ตัวเดียวกันอาจมีหลายยี่ห้อ หลายเกรด การจำด้วยหัวคนจึงเป็นไปไม่ได้ ต้องมีระบบที่ค้นด้วยรหัส OEM เบอร์อะไหล่ หรือรุ่นรถได้ทันที ที่สำคัญต้องรู้จำนวนคงเหลือแบบเรียลไทม์ ถ้าขายหน้าร้านแล้วสต็อกในระบบไม่ลด พนักงานจะรับออเดอร์ของที่ไม่มีของและต้องโทรขอโทษลูกค้าทีหลัง

ลูกค้าค้าส่งมักมีราคาไม่เท่ากัน อู่ใหญ่ที่ซื้อประจำได้ราคาพิเศษ ร้านปลีกได้อีกราคา ระบบที่ดีจะตั้งกลุ่มราคาได้ เช่น ราคาขายส่ง ราคาสมาชิก และราคาหน้าร้าน เมื่อเลือกลูกค้าแล้วราคาจะขึ้นเองอัตโนมัติ พนักงานไม่ต้องจำและไม่กดผิด เคล็ดลับที่ช่วยได้มากคือตั้งเพดานส่วนลดต่อพนักงาน เช่น ลดได้ไม่เกิน 5 เปอร์เซ็นต์ ถ้าเกินต้องให้เจ้าของอนุมัติ ช่วยกันกำไรหายโดยไม่รู้ตัว

ลูกหนี้และเครดิต จุดที่เงินหายบ่อยที่สุด

ธุรกิจค้าส่งขายเงินเชื่อเป็นหลัก ลูกค้าซื้อก่อนจ่ายทีหลัง 30 ถึง 60 วัน ถ้าไม่มีระบบติดตาม เงินที่ค้างรับอาจสูงหลักแสนถึงหลักล้านโดยไม่รู้ว่าใครค้างเท่าไร ระบบควรแสดงยอดค้างของลูกค้าแต่ละราย วันครบกำหนด และแจ้งเตือนเมื่อใกล้เลยกำหนด

ตัวอย่างจริง ร้านอะไหล่ในเชียงใหม่

ร้านอะไหล่ขนาดกลางแห่งหนึ่งมี SKU ราว 25,000 รายการ เดิมใช้ Excel สามไฟล์แยกกัน ทำให้ของขาดบ่อยและลูกหนี้ค้างกว่า 800,000 บาท โดยไม่รู้ตัว หลังเปลี่ยนมาใช้ระบบกลาง พนักงานสแกนบาร์โค้ดตอนขาย สต็อกตัดทันที ราคาขึ้นตามกลุ่มลูกค้าอัตโนมัติ และมีรายงานลูกหนี้รายวัน ภายในสามเดือนเก็บหนี้คืนได้กว่า 500,000 บาท และลดของค้างสต็อกที่ขายไม่ออกลงอย่างชัดเจน

เช็กลิสต์ก่อนเริ่ม สิ่งที่ควรเตรียมให้พร้อมก่อนวางระบบมีดังนี้

• ทำรายการ SKU ให้ครบ พร้อมรหัส OEM เบอร์อะไหล่ และรุ่นรถที่ใช้ได้
• กำหนดกลุ่มราคาให้ชัด ขายส่ง สมาชิก และหน้าร้าน
• รวบรวมยอดลูกหนี้คงค้างปัจจุบันให้ครบทุกราย
• ตั้งจุดสั่งซื้อใหม่ ของแต่ละตัวเหลือเท่าไรต้องเตือนสั่ง
• ติดบาร์โค้ดหรือรหัสที่สแกนได้กับสินค้าหลักก่อน

ข้อผิดพลาดที่พบบ่อย ที่ควรระวังให้มากมีดังนี้

• ใส่ SKU ซ้ำหรือตั้งชื่อมั่ว ทำให้ค้นไม่เจอและสต็อกเพี้ยน
• ปล่อยให้พนักงานลดราคาเองโดยไม่มีเพดาน กำไรหายเงียบ
• ไม่ตามลูกหนี้ตามรอบ ปล่อยจนเลยกำหนดหลายเดือน
• ไม่นับสต็อกจริงเทียบกับระบบ ทำให้ตัวเลขในระบบเชื่อไม่ได้

ถ้าร้านของคุณเริ่มมี SKU เยอะจน Excel เอาไม่อยู่ ทีม Whale Task รับวางระบบจัดการอะไหล่และค้าส่งแบบครบวงจร ออกแบบให้เหมาะกับวิธีทำงานจริงของร้าน คุยปรึกษาได้ก่อนตัดสินใจ