ระบบจัดการธุรกิจค้าส่งผักผลไม้และตลาดสด รับมือราคาผันผวนและลูกหนี้

ที่ตลาดเมืองใหม่และตลาดค้าส่งหลายแห่งในเชียงใหม่ พ่อค้าแม่ค้าผักผลไม้ตื่นตั้งแต่ตีสามเพื่อรับของและตั้งราคาใหม่ทุกเช้า เพราะราคาผักสดขึ้นลงเป็นรายวันตามฤดูกาล อากาศ และปริมาณที่เข้าตลาด วันนี้ผักกาดกิโลละ 18 บาท พรุ่งนี้อาจเหลือ 12 บาท ความผันผวนแบบนี้คือหัวใจของธุรกิจค้าส่งผักผลไม้ ใครคุมราคาและสต๊อกได้ดีก็อยู่รอด ใครคุมไม่อยู่ก็ขาดทุนเงียบๆ ทั้งที่ดูเหมือนขายดีทุกวัน ปัญหาคือร้านค้าส่งจำนวนมากยังจดทุกอย่างในสมุดและคิดเลขในหัว พอของหมุนวันละหลายตันก็ตามไม่ทัน

ธุรกิจค้าส่งต่างจากค้าปลีกตรงที่ขายทีละมากและให้เครดิตลูกค้าประจำ เช่น ร้านอาหาร โรงแรม โรงครัว ที่รับของทุกวันแล้วจ่ายเป็นรอบ ลูกหนี้การค้าจึงเป็นเรื่องใหญ่ ถ้าปล่อยเครดิตโดยไม่มีระบบติดตาม เงินสดที่ควรหมุนกลับมาซื้อของวันถัดไปก็ค้างอยู่ในมือลูกค้า สุดท้ายขายได้แต่ไม่มีเงินหมุน นี่คือกับดักที่ทำให้ร้านค้าส่งหลายเจ้าโตไม่ได้

ตั้งราคารายวันให้ไว และรู้ต้นทุนจริงทุกครั้ง

เมื่อราคาขึ้นลงทุกวัน สิ่งที่ต้องรู้ก่อนตั้งราคาขายคือต้นทุนล่าสุดที่รับเข้ามาจริง ไม่ใช่ราคาเมื่อสัปดาห์ก่อน ระบบที่ดีจะให้บันทึกราคารับเข้าของแต่ละล็อต แล้วเสนอราคาขายที่บวกกำไรตามเปอร์เซ็นต์ที่ตั้งไว้โดยอัตโนมัติ ทำให้ตั้งราคาได้เร็วทันลูกค้าที่มารอตอนเช้า และไม่เผลอขายต่ำกว่าทุนเวลาราคาตลาดขยับแรง ที่สำคัญคือเมื่อของเหลือค้างจากเมื่อวาน ระบบยังเตือนให้ระบายก่อนเน่า เพราะผักผลไม้คือสินค้าที่เก็บไว้นานไม่ได้ ของเหลือคือต้นทุนที่หายไปทันที

ลองนึกถึงร้านค้าส่งผักรายหนึ่งในตลาดเมืองใหม่ที่เคยตั้งราคาจากความเคยชิน วันที่ราคาต้นทางพุ่งขึ้น เจ้าของยังขายราคาเดิมเพราะจำไม่ได้ว่ารับมาแพงขึ้น สิ้นเดือนถึงรู้ว่ากำไรหด หลังเปลี่ยนมาบันทึกต้นทุนต่อล็อตและให้ระบบคำนวณราคาขายให้ กำไรต่อกิโลคงที่ขึ้นและของเหลือลดลงเกือบครึ่ง เพราะมีรายการเตือนชัดว่าวันนี้ต้องระบายอะไรก่อน

ลูกค้าประจำที่รับของทุกวันคือทั้งกำไรและความเสี่ยง ถ้าให้เครดิตโดยไม่มีเพดานและไม่มีการแจ้งเตือนวันครบกำหนด หนี้ก้อนเล็กจะสะสมเป็นก้อนใหญ่โดยไม่รู้ตัว ระบบที่ดีจะเก็บยอดค้างของลูกค้าแต่ละราย ตั้งวงเงินเครดิตสูงสุด และเตือนเมื่อใกล้ถึงรอบเก็บเงิน ทำให้คุยกับลูกค้าได้ตรงไปตรงมาด้วยตัวเลขจริง ไม่ต้องเกรงใจจนปล่อยหนี้บาน เมื่อเห็นภาพรวมว่าใครค้างเท่าไรและนานแค่ไหน การตัดสินใจว่าจะให้เครดิตต่อหรือขอเก็บเงินสดก็ทำได้อย่างมีหลักการ

• บันทึกต้นทุนรับเข้าต่อล็อตและคำนวณราคาขายตามกำไรเป้าหมายอัตโนมัติ
• เตือนของค้างจากเมื่อวานให้ระบายก่อนเน่า ลดของเสีย
• ตั้งวงเงินเครดิตและติดตามยอดค้างของลูกค้าแต่ละราย
• ดูกำไรขั้นต้นรายวันได้ทุกเช้า ไม่ต้องรอสิ้นเดือน

เห็นกำไรรายวัน ไม่ใช่แค่ยอดขายรายวัน

กับดักที่อันตรายที่สุดของธุรกิจค้าส่งคือการดูแค่ยอดขายแล้วเข้าใจว่าธุรกิจไปได้ดี ยอดขายวันละหลายแสนฟังดูน่าภูมิใจ แต่ถ้าหักต้นทุนรับเข้า ของเสีย และหนี้ที่เก็บไม่ได้ออกไป กำไรจริงอาจบางเฉียบ ระบบที่รวมข้อมูลรับเข้า ขายออก และลูกหนี้ไว้ด้วยกัน ทำให้เจ้าของเห็นกำไรขั้นต้นรายวันได้ทันที รู้ว่าผักชนิดไหนทำกำไรจริง ชนิดไหนขายดีแต่กำไรน้อย และลูกค้ารายไหนสั่งเยอะแต่จ่ายช้าจนแทบไม่คุ้ม ข้อมูลแบบนี้เปลี่ยนการบริหารจากการเดาเป็นการตัดสินใจด้วยตัวเลข

• รู้กำไรต่อชนิดสินค้า ไม่ใช่แค่ยอดขายรวม
• แยกลูกค้าที่สั่งเยอะกำไรดี ออกจากที่สั่งเยอะแต่จ่ายช้า
• ปิดยอดและเช็กเงินสดหมุนได้ทุกวันโดยไม่ต้องรอสิ้นเดือน

ข้อผิดพลาดที่พบบ่อย

• ตั้งราคาขายจากความเคยชิน ไม่อิงต้นทุนล่าสุด จนขายต่ำกว่าทุนตอนราคาขยับ
• ปล่อยเครดิตให้ลูกค้าประจำโดยไม่มีเพดานและไม่ตามทวง จนเงินสดหมุนไม่ทัน
• ไม่เฝ้าของค้างจากเมื่อวาน ปล่อยเน่าทิ้งจนของเสียกินกำไร
• ดูแค่ยอดขายรายวันแล้วคิดว่ากำไรดี ทั้งที่ยังไม่หักของเสียและหนี้สูญ

ธุรกิจค้าส่งผักผลไม้เป็นงานที่ต้องตัดสินใจเร็วทุกเช้าท่ามกลางราคาที่ไม่เคยนิ่ง ระบบที่ดีไม่ได้มาแทนความเก๋าของพ่อค้าแม่ค้า แต่มาช่วยให้ความเก๋านั้นทำงานบนตัวเลขจริงแทนความจำ เมื่อต้นทุน ราคา และลูกหนี้อยู่ในที่เดียว การคุมกำไรก็กลายเป็นเรื่องที่ทำได้ทุกวัน ทีม Whale Task เคยช่วยร้านค้าส่งในเชียงใหม่จัดระบบสต๊อกและเครดิตลูกค้าแบบนี้มาแล้ว เริ่มจากสิ่งที่เจ็บที่สุดก่อน ไม่ว่าจะเป็นของเสียหรือหนี้ค้าง แล้วค่อยขยายให้ครบทั้งร้าน