Cloud คืออะไร และทำไมธุรกิจ SME ถึงควรใช้

เวลาได้ยินคำว่า Cloud หรือคลาวด์ เจ้าของธุรกิจหลายคนรู้สึกว่ามันเป็นเรื่องเทคนิคที่ไกลตัว เป็นของฝ่ายไอทีหรือบริษัทใหญ่ แต่จริง ๆ แล้วคุณอาจใช้คลาวด์อยู่ทุกวันโดยไม่รู้ตัว ทุกครั้งที่คุณเก็บรูปไว้ในกูเกิล ส่งไฟล์ผ่านอีเมล หรือเปิดดูข้อมูลร้านจากมือถือเครื่องไหนก็ได้ นั่นคือคลาวด์ทั้งสิ้น บทความนี้จะอธิบายให้เข้าใจง่าย ๆ ว่ามันคืออะไร และทำไม SME ถึงได้ประโยชน์

นิยามที่ง่ายที่สุดคือ คลาวด์คือการที่ข้อมูลและโปรแกรมของคุณไม่ได้อยู่ในเครื่องคอมพิวเตอร์ที่ร้านของคุณ แต่อยู่บนเครื่องเซิร์ฟเวอร์ของผู้ให้บริการที่อยู่ที่อื่น แล้วคุณเข้าถึงผ่านอินเทอร์เน็ต เปรียบเหมือนการเช่าห้องเก็บของที่มีคนดูแลตลอด แทนที่จะต้องสร้างโกดังเองและคอยซ่อมหลังคาเอง คุณจ่ายเท่าที่ใช้ และมีคนคอยดูแลความปลอดภัยให้

ทำไม SME ถึงควรใช้คลาวด์

• ลงทุนเริ่มต้นต่ำ ไม่ต้องซื้อเซิร์ฟเวอร์ราคาแพง จ่ายเป็นรายเดือนตามที่ใช้จริง
• เข้าถึงงานได้จากทุกที่ ทั้งที่ร้าน ที่บ้าน หรือระหว่างเดินทาง ขอแค่มีอินเทอร์เน็ต
• ข้อมูลปลอดภัยขึ้น เพราะมีการสำรองข้อมูลอัตโนมัติ ไม่ต้องกลัวเครื่องร้านพังแล้วข้อมูลหาย
• ขยายและลดขนาดได้ง่าย ช่วงขายดีเพิ่มได้ทันที ช่วงเงียบก็ลดลงเพื่อประหยัด

ข้อดีที่ SME มักมองข้ามคือเรื่องความสบายใจ เมื่อก่อนถ้าคอมพิวเตอร์ที่เก็บข้อมูลบัญชีทั้งหมดของร้านเสีย นั่นอาจหมายถึงหายนะ ข้อมูลลูกค้า ยอดขาย สต๊อก หายไปในพริบตา แต่เมื่อข้อมูลอยู่บนคลาวด์ที่มีการสำรองอัตโนมัติ ต่อให้เครื่องที่ร้านพัง คุณก็แค่เปิดเครื่องใหม่แล้วเข้าใช้งานต่อได้ทันที ความอุ่นใจแบบนี้ประเมินค่าเป็นเงินได้ยาก

ร้านกาแฟที่มีสองสาขาในเชียงใหม่เคยใช้โปรแกรมบัญชีที่ติดตั้งในคอมพิวเตอร์เครื่องเดียวที่สาขาแรก เจ้าของต้องขับรถไปที่สาขานั้นทุกครั้งที่อยากดูยอด พอย้ายมาใช้ระบบบัญชีบนคลาวด์ เขาเปิดดูยอดขายของทั้งสองสาขาได้จากมือถือที่บ้าน เห็นว่าวันนี้สาขาไหนขายดี เมนูไหนขายได้ และตัดสินใจสั่งวัตถุดิบได้ตั้งแต่ก่อนเปิดร้าน ชีวิตเขาเปลี่ยนไปไม่ใช่เพราะเทคโนโลยีล้ำ แต่เพราะข้อมูลตามตัวเขาได้ทุกที่

สิ่งที่น่าสนใจคือ การเปลี่ยนมาใช้คลาวด์ของร้านนี้ไม่ได้ใช้เงินก้อนใหญ่หรือต้องจ้างผู้เชี่ยวชาญ เขาแค่เลือกบริการบัญชีบนคลาวด์ที่มีคนไทยช่วยดูแล แล้วย้ายข้อมูลเดิมเข้าไปทีละน้อย ใช้เวลาไม่ถึงเดือนก็เข้าที่ นี่คือเหตุผลที่คลาวด์เหมาะกับ SME มันเริ่มได้เล็ก ลองได้ก่อน และไม่ผูกมัดคุณด้วยเงินก้อนใหญ่ตั้งแต่แรก

ข้อผิดพลาดที่พบบ่อย

• คิดว่าคลาวด์คือฟรีและไม่มีค่าใช้จ่าย ทั้งที่ค่ารายเดือนสะสมก็ต้องวางแผนเช่นกัน
• ใช้รหัสผ่านง่าย ๆ หรือใช้ร่วมกันทั้งทีม ทำให้ข้อมูลที่อยู่บนคลาวด์ไม่ปลอดภัยเท่าที่ควร
• ไม่ตรวจว่าผู้ให้บริการเก็บข้อมูลที่ไหนและสำรองข้อมูลจริงไหม ก่อนฝากข้อมูลสำคัญ
• ลืมว่าคลาวด์ต้องพึ่งอินเทอร์เน็ต ถ้าเน็ตร้านไม่เสถียร ควรมีแผนสำรองไว้ด้วย

สรุปแล้ว คลาวด์ไม่ใช่เรื่องน่ากลัวหรือของเฉพาะบริษัทใหญ่ แต่เป็นเครื่องมือที่ทำให้ธุรกิจเล็กทำงานได้คล่องตัว ปลอดภัยขึ้น และจ่ายเท่าที่ใช้ ถ้าคุณยังลังเล ลองเริ่มจากสิ่งเล็ก ๆ เช่น ย้ายไฟล์เอกสารหรือระบบบัญชีขึ้นคลาวด์ก่อน แล้วคุณจะเห็นเองว่ามันช่วยให้ชีวิตการทำงานเบาลงแค่ไหน