Custom มากเกินไป อาจทำให้อัปเกรดไม่ได้อีก

บริษัทผู้ผลิตแห่งหนึ่งซื้อ ERP ชั้นนำเมื่อเจ็ดปีก่อน และเพราะอยากให้มันทำงานได้ตรงกับวิธีของตัวเองทุกประการ พวกเขาจึงสั่งปรับแต่งแทบทุกส่วน ตั้งแต่หน้าจอ รายงาน ไปจนถึงตรรกะการคำนวณราคาที่ซับซ้อน ในปีแรกทุกอย่างสมบูรณ์แบบ ระบบทำงานเหมือนตัดเย็บมาเพื่อพวกเขาโดยเฉพาะ จนกระทั่งผู้ขายประกาศว่าเวอร์ชันที่พวกเขาใช้กำลังจะหมดการสนับสนุน และการอัปเกรดไปเวอร์ชันใหม่จะมีค่าใช้จ่ายเกือบเท่าการซื้อระบบใหม่ทั้งหมด

เหตุผลก็คือทุกการปรับแต่งที่พวกเขาทำไว้ ไม่ได้ย้ายไปเวอร์ชันใหม่โดยอัตโนมัติ มันต้องถูกเขียนใหม่ ทดสอบใหม่ และตรวจสอบทีละชิ้นว่ายังทำงานเหมือนเดิม สิ่งที่เคยเป็นจุดแข็งที่สุดของระบบ คือความเข้ากับธุรกิจอย่างสมบูรณ์ กลายเป็นโซ่ตรวนที่หนักที่สุด ที่ทำให้พวกเขาขยับไปไหนไม่ได้

ทำไม Custom จึงรู้สึกเหมือนคำตอบที่ถูกต้อง

เราต้องยุติธรรมกับเหตุผลที่อยู่เบื้องหลังการปรับแต่ง มันไม่ได้เกิดจากความฟุ่มเฟือย แต่เกิดจากความปรารถนาที่จะให้เครื่องมือรับใช้ธุรกิจ ไม่ใช่ให้ธุรกิจต้องดัดแปลงตัวเองเพื่อเครื่องมือ เมื่อทีมงานบอกว่าระบบมาตรฐานทำงานแบบนี้ไม่ได้ และมันจะทำให้พวกเขาทำงานช้าลง การสั่งปรับแต่งดูเหมือนเป็นการลงทุนที่ชาญฉลาดและให้เกียรติคนทำงาน ในระยะสั้นมันมักจะเป็นเช่นนั้นจริง ๆ

แต่สิ่งที่ซ่อนอยู่ในทุกบรรทัดของโค้ดที่ปรับแต่งเอง คือคำสัญญาเรื่องการดูแลรักษาในอนาคต ทุกความพิเศษที่คุณสร้างขึ้นคือสิ่งที่ผู้ขายจะไม่ดูแลให้ มันคือสิ่งที่คุณต้องทดสอบเองทุกครั้งที่มีการอัปเดต เป็นสิ่งที่ต้องมีคนเข้าใจเสมอ และเป็นเหตุผลที่ทำให้การเปลี่ยนแปลงในอนาคตช้าลงและแพงขึ้นเรื่อย ๆ คุณไม่ได้แค่จ่ายค่าสร้างมันครั้งเดียว คุณกำลังเซ็นสัญญาเช่าระยะยาวที่ไม่มีวันหมดอายุ

ผลกระทบลำดับที่สองของการปรับแต่งมากเกินไป คือการสูญเสียอิสรภาพในการเดินตามโลกที่เปลี่ยนไป เมื่อผู้ขายออกฟีเจอร์ใหม่ ระบบความปลอดภัยใหม่ หรือความสามารถใหม่ที่คู่แข่งของคุณได้ใช้ คุณกลับใช้มันไม่ได้ เพราะการอัปเกรดจะทำลายการปรับแต่งทั้งหมดที่คุณพึ่งพา คุณจึงติดอยู่บนเวอร์ชันเก่า มองดูโลกเคลื่อนไปข้างหน้า ในขณะที่คุณจ่ายเงินมากขึ้นเรื่อย ๆ เพื่อรักษาสิ่งที่เคยทันสมัยให้ยังพอใช้งานได้

ที่ลึกกว่านั้น การปรับแต่งจำนวนมากมักผูกคุณไว้กับผู้ขายหรือทีมเฉพาะกลุ่มที่เข้าใจมัน เมื่อความรู้เกี่ยวกับการปรับแต่งเหล่านั้นกระจุกอยู่ในมือคนไม่กี่คน อำนาจต่อรองของคุณก็ลดลงทุกปี สิ่งที่ตั้งใจจะให้คุณเป็นเจ้าของอย่างสมบูรณ์ กลับทำให้คุณกลายเป็นผู้เช่าที่ย้ายออกไม่ได้ เพราะค่าใช้จ่ายในการย้ายสูงเกินกว่าจะรับไหว

เปลี่ยนคำถามจากปรับแต่งได้ไหม เป็นตั้งค่าก่อนเขียนโค้ดได้หรือเปล่า

หลักการที่มีค่าที่สุดในการนำ ERP มาใช้ คือการตั้งค่าก่อนเขียนโค้ด ระบบสมัยใหม่ส่วนใหญ่ออกแบบมาให้ปรับเปลี่ยนพฤติกรรมได้มากผ่านการตั้งค่า โดยไม่ต้องแตะโค้ด ความแตกต่างระหว่างการตั้งค่าและการเขียนโค้ดนั้นสำคัญมาก เพราะการตั้งค่าจะถูกผู้ขายดูแลและย้ายข้ามเวอร์ชันได้ ในขณะที่โค้ดที่เขียนเองคือความรับผิดชอบของคุณตลอดไป ก่อนสั่งปรับแต่งใด ๆ ลองตั้งคำถามเหล่านี้

• สิ่งที่เราอยากปรับแต่งนี้ ทำได้ด้วยการตั้งค่าที่ผู้ขายรองรับหรือเปล่า หรือต้องเขียนโค้ดจริง ๆ
• ถ้าเราอัปเกรดในอีกสามปี การปรับแต่งนี้จะต้องถูกเขียนใหม่ทั้งหมดไหม และใครจะเป็นคนทำ
• เรากำลังเปลี่ยนระบบให้เข้ากับธุรกิจ หรือกำลังเปลี่ยนระบบเพราะไม่อยากเปลี่ยนนิสัยการทำงาน
• การปรับแต่งนี้ให้คุณค่าพอที่เราจะยินดีดูแลและทดสอบมันไปอีกสิบปีหรือไม่

ที่ Whale Task เราเคยช่วยบริษัทที่ติดอยู่บนเวอร์ชันเก่าหลายแห่ง และสิ่งที่เราเรียนรู้คือ การปรับแต่งที่ฉลาดที่สุดมักเป็นการปรับแต่งที่เราเลือกจะไม่ทำ เราพยายามผลักทุกความต้องการให้ไปอยู่ในการตั้งค่าก่อนเสมอ และเขียนโค้ดเฉพาะในจุดที่มันสร้างความได้เปรียบทางธุรกิจอย่างแท้จริงเท่านั้น เพราะเราเชื่อว่าหน้าที่ของเราไม่ใช่ทำให้ระบบสมบูรณ์แบบในวันนี้ แต่คือทำให้คุณยังเปลี่ยนแปลงได้ในวันพรุ่งนี้