จัดการข้อมูลสินค้าให้เป็นระเบียบ — รากฐานที่ทำให้ระบบอื่นทั้งหมดทำงานถูกต้อง

เมื่อธุรกิจเจอปัญหาเรื่องสต็อกไม่ตรง รายงานยอดขายที่รวมแล้วไม่สมเหตุสมผล หรือการเชื่อมระบบที่ทำแล้วไม่สำเร็จ สาเหตุที่แท้จริงมักไม่ได้อยู่ที่ระบบเหล่านั้น แต่อยู่ที่ข้อมูลสินค้าที่เป็นรากฐานของทุกอย่าง สินค้าตัวเดียวกันที่มีสามรหัสในสามระบบ สินค้าที่แยกสีแต่ไม่แยกไซซ์ สินค้าที่ขายเป็นชิ้นแต่ซื้อเป็นลังโดยไม่ได้กำหนดอัตราแปลง และรายการสินค้าที่ถูกสร้างซ้ำเพราะคนละคนสร้างคนละเวลา ทั้งหมดนี้คือรากของปัญหาที่ปรากฏออกมาในรูปแบบต่าง ๆ ที่ดูเหมือนไม่เกี่ยวข้องกัน ธุรกิจจำนวนมากพยายามแก้ปัญหาปลายทางด้วยการซื้อระบบใหม่ แล้วพบว่าปัญหาเดิมตามไปด้วย เพราะระบบใหม่ก็ทำงานบนข้อมูลชุดเดิมที่ยังไม่เป็นระเบียบ ความจริงที่ทีมพัฒนาระบบทุกทีมรู้ดีคือ โครงการวางระบบที่ยากที่สุดไม่ใช่โครงการที่ฟีเจอร์ซับซ้อน แต่คือโครงการที่ข้อมูลสินค้าของลูกค้ายังไม่เป็นระเบียบ และการจัดระเบียบข้อมูลนั้นคืองานที่ต้องทำก่อนเสมอไม่ว่าจะเลือกระบบไหน

สี่เรื่องพื้นฐานที่ต้องถูกต้องก่อน

เรื่องแรกคือรหัสสินค้าที่ไม่ซ้ำและใช้เหมือนกันทุกที่ สินค้าหนึ่งอย่างต้องมีรหัสเดียวที่ใช้ทั้งในระบบขาย ระบบสต็อก ระบบบัญชี และทุกช่องทางขายออนไลน์ รหัสควรตั้งอย่างมีระบบและไม่ควรใส่ข้อมูลที่เปลี่ยนได้ลงไปในรหัส เช่น ราคาหรือปีที่ผลิต เพราะเมื่อข้อมูลนั้นเปลี่ยน รหัสจะกลายเป็นสิ่งที่ทำให้สับสน เรื่องที่สองคือโครงสร้างตัวเลือก สินค้าที่มีสี ขนาด หรือรสชาติ ต้องแยกให้ครบทุกระดับที่มีผลต่อสต็อก เพราะเสื้อสีดำไซซ์แอลกับเสื้อสีดำไซซ์เอ็มคือสองรายการที่นับแยกกัน การรวมเป็นรายการเดียวคือที่มาของการขายของที่หมดไปแล้ว เรื่องที่สามคือหน่วยนับและอัตราแปลง ธุรกิจที่ซื้อเป็นลังแต่ขายเป็นชิ้นต้องกำหนดชัดว่าหนึ่งลังเท่ากับกี่ชิ้น และระบบต้องแปลงให้อัตโนมัติทั้งขาซื้อและขาขาย ไม่อย่างนั้นตัวเลขสต็อกจะผิดตั้งแต่วันแรก และเรื่องที่สี่คือสถานะของสินค้า ทั้งสินค้าที่ยังขายอยู่ สินค้าที่เลิกขายแล้วแต่ยังมีสต็อก และสินค้าที่ยกเลิกถาวร เพราะรายการที่ไม่มีสถานะทำให้ทะเบียนสินค้าบวมขึ้นทุกปีจนคนหาของที่ต้องการไม่เจอและมักสร้างรายการซ้ำขึ้นมาใหม่แทน

สินค้าหนึ่งรายการมีข้อมูลสองชุดที่ต่างกันและมักถูกปะปนกันจนวุ่น ชุดแรกคือข้อมูลสำหรับบริหาร ทั้งรหัส ต้นทุน หน่วยนับ ที่จัดเก็บ และซัพพลายเออร์ ซึ่งใช้ภายในและควรนิ่งไม่เปลี่ยนบ่อย ชุดที่สองคือข้อมูลสำหรับขาย ทั้งชื่อที่ลูกค้าเห็น คำอธิบาย รูปภาพ คำค้นหา และราคาขายที่อาจต่างกันในแต่ละช่องทาง ซึ่งเปลี่ยนบ่อยและควรปรับได้โดยไม่กระทบข้อมูลบริหาร ธุรกิจที่ขายหลายช่องทางจะเจอความซับซ้อนเพิ่มอีกชั้น เพราะแต่ละแพลตฟอร์มมีข้อกำหนดของตัวเองทั้งความยาวของชื่อสินค้า จำนวนรูป และหมวดหมู่ที่ต้องเลือก การจัดการเรื่องนี้ด้วยการแก้ทีละช่องทางเป็นงานที่ทวีคูณตามจำนวนช่องทางและเป็นที่มาของข้อมูลที่ไม่ตรงกัน ระบบที่ดีจะเก็บข้อมูลกลางไว้ชุดเดียวแล้วส่งออกไปยังแต่ละช่องทางตามรูปแบบที่ช่องทางนั้นต้องการ เมื่อต้องแก้ราคาหรือคำอธิบาย ก็แก้ที่เดียวแล้วอัปเดตทุกที่พร้อมกัน ซึ่งนอกจากประหยัดเวลามหาศาลแล้ว ยังทำให้ลูกค้าเห็นข้อมูลตรงกันทุกช่องทาง ซึ่งเป็นเรื่องที่กระทบความน่าเชื่อถือของร้านโดยตรงเมื่อลูกค้าเทียบราคาข้ามช่องทางก่อนซื้อ

จัดระเบียบข้อมูลเดิมที่รกมาหลายปี

ธุรกิจที่ทำมานานย่อมมีทะเบียนสินค้าที่สะสมความรกไว้ ซึ่งการจัดระเบียบดูเหมือนงานใหญ่จนไม่มีใครอยากเริ่ม วิธีที่ทำให้จบได้จริงคืออย่าพยายามล้างทั้งหมดพร้อมกัน แต่ให้เริ่มจากสินค้าที่ขายจริงในหกเดือนที่ผ่านมา ซึ่งในธุรกิจส่วนใหญ่คือสัดส่วนไม่ถึงครึ่งของรายการทั้งหมด จัดกลุ่มนี้ให้ถูกต้องก่อนเพราะมันคือสิ่งที่กระทบการทำงานทุกวัน ส่วนรายการที่ไม่เคลื่อนไหวมานานให้เปลี่ยนสถานะเป็นเลิกใช้งานแทนการลบทิ้ง เพื่อรักษาประวัติไว้แต่ไม่ให้รกหน้าจอ งานที่ควรทำควบคู่กันคือการรวมรายการซ้ำ ซึ่งต้องระวังเรื่องประวัติการขายและสต็อกที่ผูกอยู่กับแต่ละรายการ จึงควรทำในระบบที่รองรับการรวมอย่างถูกต้องมากกว่าการลบแล้วสร้างใหม่ และเมื่อจัดระเบียบเสร็จ สิ่งที่สำคัญที่สุดคือกติกาที่ป้องกันไม่ให้กลับไปรกอีก คือกำหนดให้มีคนรับผิดชอบการสร้างรายการสินค้าใหม่ มีมาตรฐานการตั้งรหัสและชื่อที่เขียนไว้ชัดเจน และมีการทบทวนทะเบียนสินค้าปีละครั้งพร้อมกับการนับสต็อก เพราะข้อมูลสินค้าเหมือนคลังสินค้าตรงที่มันรกขึ้นเองตามธรรมชาติถ้าไม่มีใครดูแล

• ปัญหาที่ดูเหมือนไม่เกี่ยวกันหลายเรื่องมีรากเดียวกันคือข้อมูลสินค้าที่ไม่เป็นระเบียบ
• แยกข้อมูลสำหรับบริหารกับข้อมูลสำหรับขายออกจากกัน แล้วส่งออกไปแต่ละช่องทางจากศูนย์กลาง
• เริ่มจัดระเบียบจากสินค้าที่ขายจริงในหกเดือนล่าสุด แล้วตั้งกติกาไม่ให้กลับไปรกอีก

Whale Task เริ่มทุกโครงการวางระบบสต็อกและการขายด้วยการจัดโครงสร้างข้อมูลสินค้าให้ถูกต้องก่อนเสมอ เพราะเป็นงานที่ตัดสินความสำเร็จของทั้งโครงการ ด้วยประสบการณ์กว่า 10 ปีกับธุรกิจค้าปลีก ค้าส่ง และการผลิตในเชียงใหม่และภาคเหนือ เราช่วยทั้งการวางมาตรฐานรหัส การรวมรายการซ้ำ และการเชื่อมข้อมูลกลางออกไปทุกช่องทางขาย ถ้าทะเบียนสินค้าของคุณรกจนหาของไม่เจอ ขอ Workflow Audit ฟรีได้เลย เราจะช่วยประเมินสภาพข้อมูลปัจจุบันและวางแผนจัดระเบียบที่ทำเสร็จได้จริงโดยไม่กระทบการขาย