ERP ราคาเท่าไร และมีค่าใช้จ่ายอะไรซ่อนอยู่บ้าง

เจ้าของร้านเสื้อผ้าหลายคนถามว่า ERP ราคาเท่าไร แล้วได้คำตอบที่ดูถูกจนน่าตกใจ ปัญหาคือราคาที่เห็นในโบรชัวร์มักเป็นแค่ส่วนเดียว ของจริงมีอีกหลายชั้นที่ต้องเตรียมใจไว้

สามก้อนหลักของค่าใช้จ่าย

ลองแยกค่าใช้จ่าย ERP ออกเป็นสามก้อน จะเห็นภาพชัดขึ้นมาก ก้อนแรกคือค่าไลเซนส์หรือค่าระบบ ก้อนที่สองคือค่าติดตั้งและวางระบบ และก้อนที่สามคือค่าดูแลรักษาในระยะยาว

• ค่าไลเซนส์ ระบบโอเพนซอร์สอาจฟรี ส่วนรุ่นเสียเงินคิดต่อผู้ใช้ต่อเดือน ยิ่งคนเยอะยิ่งแพง
• ค่าติดตั้ง มักเป็นก้อนที่ใหญ่ที่สุด รวมการตั้งค่า ย้ายข้อมูล และปรับให้เข้ากับงานจริง
• ค่าดูแล รวมการอัปเดต แก้บั๊ก และซัพพอร์ต คิดเป็นรายเดือนหรือรายปี

นอกจากสามก้อนหลัก ยังมีค่าใช้จ่ายเล็ก ๆ ที่รวมกันแล้วไม่เล็ก เช่น ค่าฝึกอบรมพนักงานให้ใช้เป็น ค่าเช่าเซิร์ฟเวอร์หรือคลาวด์ ค่าปรับแต่งเพิ่มเมื่อธุรกิจเปลี่ยน และเวลาของทีมในช่วงเปลี่ยนระบบที่งานปกติอาจช้าลง

ตัวอย่างเช่น ร้านที่ตั้งงบค่าติดตั้งไว้ 80,000 บาท แต่ลืมกันงบฝึกอบรมและปรับแต่งเพิ่ม สุดท้ายอาจต้องจ่ายจริงใกล้ 120,000 บาท การเผื่องบส่วนนี้ไว้ตั้งแต่ต้นช่วยลดความเครียดได้มาก

ข้อผิดพลาดที่พบบ่อยเรื่องงบ ERP

เจ้าของธุรกิจหลายคนพลาดเรื่องเดิม ๆ ลองดูข้อผิดพลาดที่พบบ่อยเหล่านี้ แล้วระวังไว้ตั้งแต่ต้น จะช่วยให้งบไม่บานปลายโดยไม่จำเป็น

• ดูแค่ราคาไลเซนส์ แล้วลืมว่าค่าติดตั้งมักแพงกว่าหลายเท่า
• ไม่กันงบสำหรับฝึกอบรม ทำให้พนักงานใช้ระบบไม่เต็มที่
• เลือกของถูกที่สุดโดยไม่ดูค่าดูแลระยะยาวที่ตามมา
• ปรับแต่งเยอะเกินจำเป็นตั้งแต่แรก ทำให้ค่าใช้จ่ายบานปลาย

ตั้งงบประมาณอย่างซื่อสัตย์

วิธีตั้งงบที่ปลอดภัยคือ คิดค่าใช้จ่ายปีแรกแบบเต็ม รวมทุกก้อน แล้วเผื่อเพิ่มอีกราว 20 เปอร์เซ็นต์สำหรับเรื่องที่คาดไม่ถึง จากนั้นค่อยคิดค่าใช้จ่ายรายปีต่อ ๆ ไปซึ่งมักจะเหลือแค่ค่าไลเซนส์และค่าดูแล

ถ้าอยากให้ใครช่วยอ่านใบเสนอราคาและชี้จุดที่อาจบานปลาย ที่ Whale Task เรายินดีเป็นเพื่อนคิดให้คุณวางงบได้อย่างสบายใจ