Google Workspace หรือ Microsoft 365: เลือกชุดเครื่องมือทำงานให้ SME แบบไม่ต้องเดา

คำตอบสั้นสำหรับคนรีบ ทั้งสองค่ายดีพอสำหรับ SME เกือบทุกราย ราคาเริ่มต้นใกล้กันที่หลักร้อยต่อคนต่อเดือน และครอบคลุมเหมือนกันทั้งอีเมลโดเมนบริษัท เอกสาร ตาราง สไลด์ วิดีโอคอล และพื้นที่เก็บไฟล์ ความแตกต่างที่ควรใช้ตัดสินอยู่ที่สองเรื่อง เรื่องแรกคือความถนัดของทีม ถ้าทีมโตมากับ Excel สูตรซับซ้อน และไฟล์เอกสารแบบดั้งเดิม Microsoft 365 ให้ความต่อเนื่องที่ไม่ต้องฝึกใหม่ ถ้าทีมชินกับการแก้เอกสารพร้อมกันบนเบราว์เซอร์และทำงานจากมือถือ Google Workspace มักลื่นกว่า เรื่องที่สองคือคู่ค้า ธุรกิจที่ต้องรับส่งไฟล์กับองค์กรใหญ่หรือราชการที่ใช้ไฟล์ Office เป็นหลัก จะเจอแรงเสียดทานน้อยกว่าเมื่ออยู่ค่ายเดียวกัน

สิ่งที่สำคัญกว่าค่ายที่เลือก คือการตั้งค่าให้เป็นระบบบริษัท

ความจริงจากหน้างานคือ ปัญหาของ SME แทบไม่เคยเกิดจากการเลือกค่ายผิด แต่เกิดจากการใช้ค่ายที่เลือกแบบไม่เป็นระบบ บัญชีสมัครกระจัดกระจายด้วยอีเมลส่วนตัว ไฟล์บริษัทอยู่ในไดรฟ์ส่วนตัวของพนักงานที่ลาออกแล้ว ไม่มีการยืนยันตัวตนสองชั้น และสิทธิ์แชร์ไฟล์เปิดสาธารณะโดยไม่มีใครรู้ การย้ายมาใช้ชุดเครื่องมือธุรกิจอย่างถูกวิธีจึงมีสามงานที่ต้องทำให้ครบ หนึ่ง ทุกบัญชีอยู่ใต้โดเมนบริษัทและบริหารจากศูนย์กลาง เพิ่มคนใหม่และปิดคนออกได้ในคลิกเดียว สอง โครงสร้างไดรฟ์กลางของบริษัทที่ไฟล์งานอยู่ในพื้นที่ของทีม ไม่ใช่ไดรฟ์ส่วนตัวของใครคนใดคนหนึ่ง และสาม นโยบายความปลอดภัยขั้นต่ำ สองชั้นทุกคน และทบทวนสิทธิ์แชร์ภายนอกเป็นระยะ ทำสามข้อนี้ครบ ค่ายไหนก็ให้ผลลัพธ์ที่ดีทั้งคู่

• เลือกตามความถนัดของทีมและไฟล์ที่ต้องแลกกับคู่ค้า ไม่ใช่ตามกระแส
• ทุกบัญชีต้องอยู่ใต้โดเมนบริษัท เพิ่มและปิดได้จากศูนย์กลาง
• ไฟล์งานอยู่ในพื้นที่ของบริษัท ไม่ใช่ไดรฟ์ส่วนตัวของพนักงาน

สำหรับธุรกิจที่ยังทำงานด้วยอีเมลฟรีและไฟล์ที่ส่งกันทางแชต การย้ายขึ้นชุดเครื่องมือธุรกิจค่ายใดค่ายหนึ่งอย่างเป็นระบบ คือการยกระดับวิธีทำงานทั้งบริษัทในราคาต่อหัวที่ถูกกว่าข้าวหนึ่งมื้อต่อสัปดาห์ ที่ Whale Task เราช่วยธุรกิจในเชียงใหม่วางระบบนี้มาทั้งสองค่าย ตั้งแต่เลือกค่ายให้เหมาะกับทีม ย้ายอีเมลและไฟล์เดิมโดยไม่หาย ไปจนถึงตั้งนโยบายความปลอดภัยขั้นต่ำให้ครบ ถ้าทีมของคุณยังส่งไฟล์งานกันทางแชตอยู่ทุกวัน นั่นคือสัญญาณว่าถึงเวลาคุยเรื่องนี้แล้ว