อยากเทียบย้อนหลังสามปี แต่ระบบเก็บให้แค่หกเดือน

คำถามที่เจ้าของธุรกิจถามแล้วมีมูลค่ามากที่สุด มักเป็นคำถามเชิงแนวโน้ม เช่น สินค้ากลุ่มนี้กำไรลดลงมาสองปีหรือเพิ่งลดปีนี้ ลูกค้าที่เคยซื้อประจำหายไปตั้งแต่เมื่อไร และช่วงเทศกาลปีนี้เทียบกับสองปีก่อนเป็นอย่างไร คำถามเหล่านี้ตอบได้ก็ต่อเมื่อมีข้อมูลย้อนหลังในระดับรายละเอียดเดียวกันตลอดช่วงเวลาที่เทียบ ซึ่งเป็นสิ่งที่ระบบงานส่วนใหญ่ไม่ได้เก็บไว้ให้

ข้อมูลหายไปด้วยสามวิธี ไม่ใช่วิธีเดียว

วิธีแรกที่ชัดที่สุดคือการลบทิ้งตามนโยบายเก็บข้อมูล ระบบจำนวนมากตั้งค่าให้ลบรายการที่เก่ากว่าช่วงเวลาหนึ่งโดยอัตโนมัติ เพื่อไม่ให้ฐานข้อมูลโตจนกระทบความเร็ว ผู้ดูแลระบบตั้งค่านี้ด้วยเหตุผลที่ถูกต้องทางเทคนิค และมักไม่มีใครถามฝ่ายธุรกิจก่อนว่าข้อมูลชุดนั้นจะถูกใช้ทำอะไรในอนาคต

วิธีที่สองอันตรายกว่าเพราะมองไม่เห็น คือการย่อข้อมูลเป็นยอดรวม ระบบเก็บยอดขายรายเดือนไว้แต่ลบรายการรายวันทิ้ง เมื่อถึงวันที่อยากรู้ว่ายอดในเดือนนั้นกระจุกอยู่ช่วงต้นเดือนหรือปลายเดือน คำตอบก็ไม่มีอยู่แล้ว ข้อมูลที่ถูกย่อไปแล้วแตกกลับไม่ได้ และไม่มีสัญญาณเตือนใดบอกว่ากำลังจะเสียความละเอียดนี้ไป

วิธีที่สามคือการเขียนทับข้อมูลอ้างอิง เมื่อสินค้าถูกย้ายกลุ่มหรือเปลี่ยนราคามาตรฐาน ระบบส่วนใหญ่แก้ค่าเดิมทับลงไปโดยไม่เก็บว่าค่าก่อนหน้าคืออะไรและใช้ตั้งแต่เมื่อไร ผลคือรายงานย้อนหลังจะคำนวณยอดของปีที่แล้วด้วยกลุ่มสินค้าและราคาของวันนี้ ตัวเลขที่ได้จะดูสมเหตุสมผลแต่ผิด ซึ่งเป็นความผิดพลาดชนิดที่จับได้ยากที่สุด

• รายการธุรกรรมในระดับรายละเอียดที่สุดที่ระบบให้ได้ ไม่ใช่ยอดสรุป เพราะยอดสรุปสร้างจากรายการได้เสมอ แต่ทางกลับกันทำไม่ได้
• ภาพของข้อมูลอ้างอิงตามรอบ เช่น รายการสินค้าและราคาของแต่ละเดือน เพื่อให้รายงานย้อนหลังใช้ค่าของช่วงเวลานั้นจริง
• วันที่และเวลาของเหตุการณ์ตามที่ระบบต้นทางบันทึก ไม่ใช่วันที่ที่คัดลอกข้อมูลออกมา
• บันทึกว่าแต่ละรอบดึงข้อมูลสำเร็จหรือไม่ เพื่อให้รู้ว่าช่วงใดของประวัติมีรูโหว่