ทำงบประมาณธุรกิจ SME ยังไงให้คุมเงินได้จริง

เจ้าของ SME หลายคนบริหารเงินแบบดูจากยอดในบัญชี เห็นเงินเยอะก็สบายใจ เห็นเงินน้อยก็เครียด แต่การมองแบบนี้เหมือนขับรถโดยดูแค่กระจกหลัง คุณรู้ว่าผ่านอะไรมาแล้ว แต่ไม่รู้ว่าข้างหน้ามีอะไรรอ งบประมาณคือเครื่องมือที่ช่วยให้คุณมองไปข้างหน้า บอกล่วงหน้าว่าเดือนหน้าเงินจะเข้าเท่าไร ออกเท่าไร และจะเหลือพอจ่ายของสำคัญไหม

อย่าเพิ่งคิดว่างบประมาณคือเรื่องของบริษัทใหญ่หรือนักบัญชีเท่านั้น จริง ๆ แล้วยิ่งธุรกิจเล็ก ยิ่งต้องทำ เพราะเงินทุนน้อย พลาดแค่เดือนเดียวก็อาจสะดุดได้ งบประมาณที่ดีไม่ต้องซับซ้อน เริ่มจากกระดาษแผ่นเดียวหรือไฟล์ตารางง่าย ๆ ก็พอ สิ่งสำคัญไม่ใช่ความสวยงาม แต่คือความสม่ำเสมอที่จะกลับมาดูและปรับทุกเดือน

งบประมาณมีสามส่วนหลัก

งบประมาณไม่ว่าจะของธุรกิจไหนก็มีโครงสร้างคล้ายกัน ส่วนแรกคือรายได้ที่คาดว่าจะเข้ามา ส่วนที่สองคือต้นทุนคงที่ คือค่าใช้จ่ายที่ต้องจ่ายเท่าเดิมทุกเดือนไม่ว่าจะขายได้หรือไม่ เช่น ค่าเช่าและเงินเดือน ส่วนที่สามคือต้นทุนผันแปร คือค่าใช้จ่ายที่ขึ้นลงตามยอดขาย เช่น ค่าวัตถุดิบ พอแยกสามส่วนนี้ออกชัด คุณจะเห็นทันทีว่าต้องขายอย่างน้อยเท่าไรถึงจะไม่ขาดทุน

• รายได้คาดการณ์ ประเมินจากยอดขายจริงเดือนก่อน ไม่ใช่จากความหวัง
• ต้นทุนคงที่ ค่าเช่า เงินเดือน ค่าอินเทอร์เน็ต ที่จ่ายเท่าเดิมทุกเดือน
• ต้นทุนผันแปร ค่าวัตถุดิบ ค่าขนส่ง ที่เพิ่มขึ้นเมื่อขายได้มากขึ้น
• เงินสำรองฉุกเฉิน กันไว้อย่างน้อยสามถึงหกเท่าของค่าใช้จ่ายต่อเดือน

คุณฝนเปิดร้านเบเกอรีเล็ก ๆ ขายดีแต่กลับเครียดเรื่องเงินตลอด บางเดือนมีเงินจ่ายซัพพลายเออร์สบาย บางเดือนต้องหยิบยืม ทั้งที่ยอดขายไม่ได้ต่างกันมาก พอเธอลองทำงบประมาณ เธอพบว่าปัญหาคือค่าใช้จ่ายก้อนใหญ่อย่างค่าเช่า 25,000 บาท และค่าจ้างพนักงานมากระจุกตัวต้นเดือน ขณะที่รายได้ทยอยเข้าทั้งเดือน ทำให้ต้นเดือนเงินตึงเสมอ

เมื่อเห็นภาพชัด เธอแก้ด้วยการเจรจาขอเลื่อนวันจ่ายค่าเช่าไปกลางเดือน และกันเงินส่วนหนึ่งของรายได้แต่ละสัปดาห์ไว้เป็นกองสำหรับรายจ่ายก้อนใหญ่ ภายในสองเดือน ความเครียดเรื่องเงินต้นเดือนหายไป ทั้งที่ยอดขายเท่าเดิม สิ่งที่เปลี่ยนไม่ใช่รายได้ แต่คือการวางแผนล่วงหน้าว่าเงินก้อนไหนจะมาตอนไหน

เช็กลิสต์ทำงบประมาณให้ใช้ได้จริง

• เริ่มจากตัวเลขจริงในอดีต อย่าตั้งเป้าจากความฝัน
• เผื่อรายจ่ายไว้สูงกว่าที่คิดเสมอ เพราะของไม่คาดฝันมักโผล่มา
• กลับมาเทียบงบที่ตั้งไว้กับของจริงทุกสิ้นเดือน แล้วปรับเดือนถัดไป
• แยกบัญชีธุรกิจกับบัญชีส่วนตัวให้ขาด จะคุมเงินได้ง่ายกว่ามาก

ข้อผิดพลาดที่พบบ่อย

• ตั้งงบรายได้สูงเกินจริงเพราะมองโลกสวย แล้ววางแผนรายจ่ายตามตัวเลขที่ไม่มีจริง
• ทำงบครั้งเดียวต้นปีแล้วไม่เคยกลับมาดูอีก จนงบไม่ตรงกับความจริง
• ลืมเผื่อภาษีและค่าใช้จ่ายที่จ่ายเป็นรายปี ทำให้ตกใจตอนถึงกำหนด
• เอาเงินธุรกิจไปใช้ส่วนตัวโดยไม่จด จนไม่รู้ว่าธุรกิจกำไรจริงหรือไม่