ระบบ POS ร้านหนังสือและเครื่องเขียน คุมสต็อกหลาก SKU และงานฝากขาย

ร้านหนังสือและเครื่องเขียนเป็นธุรกิจที่ดูเรียบง่ายแต่ซับซ้อนกว่าที่คิด เพราะสินค้ามีจำนวนมากจนนับไม่ไหว ตั้งแต่หนังสือเรียน นิยาย ปากกา สมุด ไปจนถึงอุปกรณ์ศิลปะ แต่ละชิ้นมีรหัสสินค้าหรือ SKU ของตัวเอง คำว่า SKU ย่อมาจาก Stock Keeping Unit หมายถึงรหัสประจำสินค้าแต่ละแบบเพื่อให้แยกออกว่าตัวไหนคืออะไร ร้านขนาดกลางอาจมี SKU เกินสามพันรายการได้ง่าย ๆ ปัญหาคือถ้าคุณยังนับสต็อกด้วยมือหรือจดในสมุด คุณจะไม่มีทางรู้เลยว่าของขายดีตัวไหนกำลังจะหมด และตัวไหนค้างสต็อกจนเงินจม

ทำไมร้านหนังสือต้องใช้ระบบ POS จริงจัง

POS ย่อมาจาก Point of Sale คือระบบขายหน้าร้านที่ทำหน้าที่มากกว่าแค่คิดเงิน มันบันทึกทุกการขายแบบเรียลไทม์ ตัดสต็อกอัตโนมัติทันทีที่ยิงบาร์โค้ด และสรุปยอดขายให้เห็นว่าแต่ละวันขายอะไรไปบ้าง สำหรับร้านหนังสือที่มีสินค้าหลากหลาย ระบบ POS ที่ดีจะช่วยให้คุณรู้ว่าหนังสือหมวดไหนหมุนเร็ว เครื่องเขียนยี่ห้อใดขายดี และควรสั่งของเพิ่มเมื่อไหร่ โดยไม่ต้องเดาอีกต่อไป

ลองนึกถึงร้านหนังสือเล็ก ๆ ในตัวเมืองเชียงใหม่ชื่อร้านอ่านเพลิน เจ้าของเคยใช้เครื่องคิดเงินธรรมดาและจดสต็อกในสมุด ทุกสิ้นเดือนต้องปิดร้านครึ่งวันเพื่อนับของ พอเปลี่ยนมาใช้ POS ที่ผูกบาร์โค้ด เธอตัดเวลานับสต็อกจากครึ่งวันเหลือเพียงสองชั่วโมง และยังพบว่ามีหนังสือเรียนค้างสต็อกมูลค่า 40,000 บาท ที่ลืมไปแล้วว่ามี จึงจัดโปรโมชันระบายออกได้ทันก่อนเปิดเทอมถัดไป

หัวใจของการคุมสต็อกร้านหนังสือคือการจัดหมวดหมู่ให้ชัด แล้วผูกแต่ละ SKU เข้ากับบาร์โค้ด หนังสือส่วนใหญ่มีบาร์โค้ด ISBN ติดมาอยู่แล้ว ทำให้ยิงเข้าระบบได้เลย ส่วนเครื่องเขียนที่ไม่มีบาร์โค้ดในตัว คุณสามารถพิมพ์สติกเกอร์บาร์โค้ดของร้านเองได้ เมื่อทุกอย่างมีรหัส ระบบจะตัดสต็อกอัตโนมัติทุกครั้งที่ขาย และเตือนเมื่อของใกล้หมดตามจุดสั่งซื้อที่คุณตั้งไว้

• จัดหมวดสินค้าให้ชัด เช่น หนังสือเรียน นิยาย เครื่องเขียน อุปกรณ์ศิลปะ
• ใช้บาร์โค้ด ISBN ของหนังสือ และพิมพ์บาร์โค้ดเองสำหรับเครื่องเขียน
• ตั้งจุดสั่งซื้อขั้นต่ำให้ระบบเตือนก่อนของหมด
• นับสต็อกแบบหมุนเวียนทีละหมวดแทนการปิดร้านนับทั้งหมด

จัดการงานรับฝากขายให้โปร่งใส

ร้านหนังสือหลายแห่งรับฝากขายหนังสือทำมือ งานคราฟต์ หรือสินค้าจากสำนักพิมพ์เล็ก ซึ่งต่างจากของที่ร้านซื้อมาขายเอง เพราะของฝากขายยังเป็นกรรมสิทธิ์ของเจ้าของจนกว่าจะขายได้ ระบบที่ดีต้องแยกของฝากขายออกจากสต็อกของร้าน และบันทึกว่าใครเป็นเจ้าของ ขายไปกี่ชิ้น ต้องแบ่งส่วนแบ่งเท่าไหร่ เพื่อให้คุณจ่ายเงินเจ้าของได้ถูกต้องและตรงเวลา ไม่ต้องมานั่งคำนวณด้วยมือทุกสิ้นเดือน

ตัวอย่างเช่น เจ้าของผลงานฝากหนังสือทำมือไว้ 50 เล่ม ตกลงส่วนแบ่งร้าน 30 เปอร์เซ็นต์ เมื่อขายได้ 20 เล่มราคาเล่มละ 250 บาท ระบบจะคำนวณให้ทันทีว่าร้านได้ 1,500 บาท และต้องจ่ายเจ้าของผลงาน 3,500 บาท พร้อมแสดงว่ายังเหลือของฝากขาย 30 เล่ม ทุกอย่างโปร่งใสตรวจสอบได้ ลดข้อขัดแย้งเรื่องเงินที่มักเกิดขึ้นเมื่อจดมือ

ข้อผิดพลาดที่พบบ่อย

• ไม่ตั้งจุดสั่งซื้อขั้นต่ำ ทำให้ของขายดีหมดบ่อยและเสียโอกาสขาย
• รวมของฝากขายไว้กับสต็อกร้าน ทำให้คำนวณกำไรและส่วนแบ่งผิด
• ตั้งราคาด้วยมือทุกชิ้นแทนที่จะให้ระบบดึงราคาจาก SKU อัตโนมัติ
• ไม่นับสต็อกหมุนเวียน ทำให้ตัวเลขในระบบกับของจริงคลาดเคลื่อนสะสม

การวางระบบ POS และสต็อกที่ดีคือการลงทุนที่คืนทุนเร็วสำหรับร้านหนังสือและเครื่องเขียน เพราะมันเปลี่ยนการเดาเป็นข้อมูลจริง ช่วยให้คุณสั่งของถูก ขายของไม่ขาด และจ่ายเงินเจ้าของฝากขายได้ตรงเวลา หากคุณอยากได้ระบบที่ออกแบบให้เข้ากับร้านของคุณจริง ๆ ทีม Whale Task ยินดีช่วยวางระบบให้เริ่มต้นได้อย่างราบรื่น แล้วค่อยเติบโตไปพร้อมกับร้านของคุณ