Order-to-Cash และ Procure-to-Pay — สองสายพานหลักที่ ERP ต้องทำให้ไหลไม่สะดุด

เวลาธุรกิจเปรียบเทียบระบบ ERP สิ่งที่มักถูกกางออกมาคือรายการโมดูล ฝ่ายขาย คลัง จัดซื้อ บัญชี ผลิต ยิ่งครบยิ่งดูคุ้ม แต่มุมมองแบบรายการโมดูลนี้เองที่ทำให้หลายธุรกิจเลือกระบบพลาด เพราะ ERP ที่ดีไม่ได้วัดกันที่มีกี่โมดูล แต่วัดกันที่งานไหลข้ามโมดูลได้ลื่นแค่ไหน และงานที่สำคัญที่สุดของทุกธุรกิจการค้ามีอยู่สองสาย สายแรกคือ Order-to-Cash เส้นทางของเงินขาเข้า ตั้งแต่ลูกค้าสั่งซื้อจนเงินเข้าบัญชี สายที่สองคือ Procure-to-Pay เส้นทางของเงินขาออก ตั้งแต่ขอซื้อของจนจ่ายเงินซัพพลายเออร์ ธุรกิจที่เข้าใจสองสายนี้จะตั้งคำถามกับผู้ขายระบบได้ตรงจุดกว่ารายการฟีเจอร์ใด ๆ

Order-to-Cash — จากใบเสนอราคาถึงเงินเข้าบัญชี

สาย O2C เริ่มที่ใบเสนอราคา แปลงเป็นใบสั่งขายเมื่อลูกค้าตกลง จองหรือตัดสต๊อก จัดของและส่งมอบ ออกใบแจ้งหนี้หรือใบกำกับภาษี แล้วจบที่การเก็บเงินและตัดลูกหนี้ ฟังดูตรงไปตรงมา แต่ในธุรกิจจริงสายนี้ขาดเป็นท่อน ๆ ตามรอยต่อของแผนก ใบเสนอราคาอยู่ในไฟล์ของเซลส์ ใบสั่งขายถูกคีย์ใหม่โดยแอดมิน คลังตัดสต๊อกจากไลน์ที่เซลส์ทักมา และบัญชีออกใบกำกับจากไฟล์ที่ส่งต่อกันอีกที ทุกรอยต่อที่ข้อมูลถูกพิมพ์ซ้ำคือโอกาสของราคาผิด ของขาด ส่งช้า และบิลตกหล่น คำถามที่ควรใช้ทดสอบทุกระบบจึงไม่ใช่มีโมดูลขายไหม แต่คือ จากใบเสนอราคาหนึ่งใบ ระบบพาไปถึงใบกำกับภาษีและการตัดลูกหนี้ได้โดยไม่ต้องคีย์ข้อมูลเดิมซ้ำกี่ครั้ง

สาย P2P เดินสวนทางกัน เริ่มจากใบขอซื้อจากหน้างาน ผ่านการอนุมัติตามวงเงิน กลายเป็นใบสั่งซื้อที่ส่งให้ซัพพลายเออร์ รับของเข้าคลังพร้อมตรวจนับ แล้วจบที่การตั้งหนี้และจ่ายเงินตามรอบ หัวใจของสายนี้คือสิ่งที่วงการบัญชีเรียกว่า three-way match การจับคู่สามเอกสาร ใบสั่งซื้อ ใบรับของ และใบแจ้งหนี้จากซัพพลายเออร์ ให้ตรงกันก่อนจ่ายเงินทุกครั้ง สั่งสิบชิ้นรับมาเก้าชิ้นแต่บิลมาสิบ ระบบต้องเห็นและหยุดจ่ายส่วนต่างได้เอง ธุรกิจที่ไม่มีการจับคู่นี้กำลังจ่ายเงินตามบิลที่ส่งมา ไม่ใช่ตามของที่ได้รับจริง และส่วนต่างเล็ก ๆ เหล่านี้เมื่อคูณด้วยจำนวนบิลทั้งปีมักใหญ่กว่าค่าระบบทั้งระบบ อีกกลไกที่แยกระบบจริงจากโปรแกรมออกบิลคือการอนุมัติตามวงเงินที่บังคับใช้เองในระบบ ไม่ใช่กติกาในใจที่ข้ามได้เมื่อรีบ

สองสายมาบรรจบกันที่วงจรเงินสด

เหตุผลที่สองสายนี้สำคัญกว่าโมดูลใด ๆ คือมันคือตัวกำหนดวงจรเงินสดของธุรกิจโดยตรง การเงินเรียกตัวเลขนี้ว่า Cash Conversion Cycle หรือจำนวนวันที่เงินหนึ่งบาทออกจากกระเป๋าไปจมอยู่ในสต๊อกและลูกหนี้ ก่อนวนกลับมาเป็นเงินสดอีกครั้ง คำนวณจากสามตัวเลขที่สายพานทั้งสองผลิตให้ทุกวัน

สมมติของค้างสต๊อกเฉลี่ย 45 วัน ลูกหนี้จ่ายเฉลี่ย 30 วัน และซัพพลายเออร์ให้เครดิต 30 วัน วงจรเงินสดคือ 45 บวก 30 ลบ 30 เท่ากับ 45 วัน แปลว่าทุกบาทที่ลงทุนในสินค้า ต้องรอเดือนครึ่งกว่าจะวนกลับมา ธุรกิจที่โตเร็วแต่วงจรยาวจะรู้สึกว่ายิ่งขายยิ่งขาดเงินสด และนี่คือจุดที่ระบบที่ดีจ่ายคืนตัวเอง สต๊อกที่แม่นทำให้ DIO สั้นลงเพราะไม่ต้องเผื่อของ การวางบิลตรงรอบและติดตามลูกหนี้อัตโนมัติกด DSO ลง และข้อมูลการจ่ายที่ครบทำให้เจรจาเครดิตเทอมกับซัพพลายเออร์ได้จากตัวเลขจริง การลดวงจรลงสิบวันสำหรับธุรกิจที่หมุนเดือนละหลายล้าน คือเงินสดหลายแสนบาทที่กลับมาอยู่ในมือโดยไม่ต้องขายเพิ่มแม้แต่บาทเดียว

• ทดสอบระบบด้วยการไล่สายจริง จากใบเสนอราคาหนึ่งใบถึงตัดลูกหนี้ และจากใบขอซื้อหนึ่งใบถึงจ่ายเงิน นับจำนวนครั้งที่ต้องคีย์ข้อมูลซ้ำ
• ถามหา three-way match และการอนุมัติตามวงเงินที่ระบบบังคับเอง สองกลไกนี้แยกระบบจริงออกจากโปรแกรมออกบิล
• วัด DIO DSO DPO ของธุรกิจตัวเองก่อนวางระบบ แล้ววัดซ้ำหลังหกเดือน นี่คือตัวเลขที่บอกว่าระบบคุ้มหรือไม่ ชัดกว่าความรู้สึกใด ๆ

Whale Task ออกแบบระบบ ERP จากสายงานจริงของธุรกิจคุณ เราเริ่มด้วยการไล่สาย Order-to-Cash และ Procure-to-Pay ของคุณทีละขั้นตั้งแต่ก่อนเสนอราคา ให้เห็นตรงกันว่าข้อมูลถูกคีย์ซ้ำที่ไหน เงินสดติดอยู่ตรงไหน และระบบควรปิดช่องว่างไหนก่อน ปรึกษาเราฟรี ทั้งการวางระบบใหม่และการปรับสายงานบนระบบที่มีอยู่