หลายบริษัทในเจ้าของเดียว — วางโครงสร้างข้อมูลอย่างไรให้แยกบัญชีถูกกฎหมาย แต่เห็นภาพรวมเป็นก้อนเดียว

ธุรกิจไทยที่เติบโตมาถึงระดับหนึ่งแทบไม่เคยเป็นบริษัทเดียว บางแห่งแยกบริษัทค้าปลีกออกจากค้าส่งเพื่อความชัดเจนทางภาษี บางแห่งตั้งบริษัทใหม่กับหุ้นส่วนเฉพาะโปรเจกต์ บางแห่งแยกแบรนด์ละบริษัทตามคำแนะนำของผู้ตรวจสอบบัญชี โครงสร้างแบบนี้มีเหตุผลทางกฎหมายและภาษีที่ดีทั้งสิ้น แต่มีต้นทุนหนึ่งที่ไม่มีใครเตือนไว้ล่วงหน้า คือระบบข้อมูล เพราะซอฟต์แวร์ธุรกิจส่วนใหญ่ถูกออกแบบบนสมมติฐานว่าหนึ่งระบบเท่ากับหนึ่งบริษัท เมื่อความจริงคือสามบริษัทที่ใช้คลังเดียวกัน ลูกค้าซ้ำกัน และพนักงานชุดเดียวกัน เจ้าของจึงลงเอยด้วยระบบสามชุดที่มองไม่เห็นกัน กับไฟล์ Excel ปลายเดือนที่พยายามรวมทุกอย่างเข้าด้วยกันด้วยมือ

ปัญหาไม่ใช่มีหลายบริษัท แต่คือข้อมูลไม่รู้ว่าตัวเองอยู่บริษัทไหน

อาการของโครงสร้างข้อมูลที่ผิดมีแบบแผนชัดเจน สินค้าตัวเดียวกันมีรหัสต่างกันในแต่ละบริษัท ทำให้เทียบยอดขายรวมไม่ได้ ลูกค้ารายเดียวกันเป็นคนละเรคคอร์ดในแต่ละระบบ ทำให้ไม่มีใครเห็นยอดซื้อรวมของลูกค้ารายใหญ่ที่สุด การขายของจากบริษัทหนึ่งไปอีกบริษัทหนึ่งซึ่งกฎหมายนับเป็นการซื้อขายจริงที่ต้องมีใบกำกับภาษี ถูกบันทึกลวก ๆ เป็นการยืมของ จนภาษีซื้อภาษีขายไม่ตรงและต้องมาแก้ตอนถูกตรวจ และที่อันตรายที่สุดคือรายได้รวมที่ดูโต แต่ส่วนหนึ่งเป็นการขายให้กันเองระหว่างบริษัทในเครือ ตัวเลขที่เจ้าของใช้ตัดสินใจลงทุนจึงโป่งกว่าความจริง โครงสร้างที่ถูกต้องแก้ทั้งหมดนี้ด้วยหลักการเดียว ทุกธุรกรรมต้องรู้ว่าตัวเองเป็นของนิติบุคคลไหนตั้งแต่วินาทีที่ถูกบันทึก

ระบบหลายบริษัทที่ดีตั้งอยู่บนการแบ่งชั้นข้อมูลที่ชัดเจน ชั้นที่ควรใช้ร่วมกันคือ master data รหัสสินค้า รายชื่อลูกค้าและซัพพลายเออร์ และผังบัญชีที่ออกแบบให้ล้อกัน เพื่อให้คำว่ายอดขายสินค้า A หมายถึงสิ่งเดียวกันในทุกบริษัท ชั้นที่ต้องแยกขาดคือสมุดบัญชี ทุกใบกำกับ ทุกการรับจ่าย ต้องผูกกับนิติบุคคลเดียวชัดเจน เพื่อให้แต่ละบริษัทปิดงบ ยื่นภาษี และรับการตรวจสอบได้อย่างอิสระ ส่วนการซื้อขายระหว่างบริษัทในเครือ ระบบที่ดีจะสร้างเอกสารให้ครบทั้งสองขา ใบกำกับขายของบริษัทหนึ่งกลายเป็นใบรับซื้อของอีกบริษัทโดยอัตโนมัติ ไม่ต้องคีย์สองรอบและไม่มีวันลืมออกใบกำกับ และเมื่อถึงเวลาดูภาพรวม งบรวมที่แท้จริงต้องหักรายการระหว่างกันออก ให้เห็นเฉพาะรายได้ที่มาจากลูกค้าภายนอกจริง ๆ นั่นคือตัวเลขเดียวที่ควรใช้ตัดสินใจ

• ถ้าการรวมงบทุกบริษัทยังต้องทำมือใน Excel ทุกเดือน แสดงว่าโครงสร้างข้อมูลยังไม่รองรับธุรกิจที่คุณเป็นอยู่จริง
• การขายระหว่างบริษัทในเครือต้องมีใบกำกับภาษีครบทั้งสองขาเสมอ ระบบที่สร้างเอกสารคู่ให้อัตโนมัติตัดความเสี่ยงตอนถูกตรวจได้เกือบหมด
• ระวังรายได้รวมที่นับการขายให้กันเอง ตัวเลขที่ใช้ตัดสินใจต้องเป็นยอดขายต่อลูกค้าภายนอกเท่านั้น

Whale Task ออกแบบและวางระบบสำหรับกลุ่มธุรกิจที่มีหลายนิติบุคคลมาแล้วหลายรูปแบบ ทั้งค้าปลีกคู่ค้าส่ง กลุ่มร้านอาหารหลายแบรนด์ และธุรกิจครอบครัวที่แยกบริษัทตามรุ่น เราทำงานร่วมกับผู้ทำบัญชีของคุณตั้งแต่การออกแบบผังบัญชีและ master data ไปจนถึงงบรวมอัตโนมัติ ถ้ากลุ่มธุรกิจของคุณยังรวมภาพด้วย Excel ทุกสิ้นเดือน ปรึกษาเราได้ฟรี เราจะช่วยประเมินว่าโครงสร้างข้อมูลแบบไหนเหมาะกับโครงสร้างบริษัทของคุณ