ROI ของ ERP คำนวณยังไง: ตัวอย่างเต็มตั้งแต่ชั่วโมงงานที่ได้คืน เงินจมสต๊อกที่ปลดออก จนถึงระยะคืนทุนจริง

เราเคยอธิบายสูตร ROI แบบทั่วไปไว้แล้ว และเคยแจกแจงฝั่งต้นทุนของ ERP ทั้งโมเดลราคาและ TCO ห้าปีไว้ในอีกบทความ สิ่งที่ยังขาดคือการนั่งลงคำนวณให้ดูจริง ๆ ทั้งเส้นว่าเงินหลักล้านที่จ่ายไป ควรได้อะไรกลับมาเป็นตัวเลข เคสที่ใช้เป็นบริษัทเทรดดิ้งสมมติ ยอดขายปีละ 80 ล้านบาท พนักงาน 25 คน สต๊อกเฉลี่ย 8 ล้านบาท ระบบเดิมคือโปรแกรมขายแยกหนึ่งตัว Excel ประมาณสามสิบไฟล์ และไลน์กลุ่มจำนวนนับไม่ได้ ตัวเลขทุกตัวข้างล่างตั้งใจประเมินแบบระมัดระวังและคำนวณตามได้ทุกขั้น เพื่อให้เอาโครงไปแทนค่าของธุรกิจตัวเองได้ทันที

ฝั่งต้นทุน: นับให้ครบก่อนฝัน

สมมติค่าวางระบบ 1,200,000 บาท ค่าดูแลปีละ 15% (180,000 บาท เริ่มปีที่สอง) และก้อนที่เกือบทุกคนลืม: เวลาของทีมตัวเองช่วงวางระบบ ทั้งการให้ข้อมูล ทดสอบ และเรียนรู้ ประเมินหยาบ ๆ ที่ 150,000 บาทครั้งเดียว เงินลงทุนตั้งต้นจึงเป็น 1,350,000 บาท และต้นทุนห้าปีรวมราว 2.07 ล้านบาท หรือเฉลี่ยปีละราว 414,000 บาท ตัวเลขฝั่งนี้แต่ละธุรกิจต่างกันมาก แต่หลักคงที่: ถ้าฝั่งต้นทุนนับไม่ครบ ฝั่งประโยชน์คำนวณไปก็หลอกตัวเอง

• ชั่วโมงงานซ้ำที่หายไป — แอดมินสามคนกับบัญชีหนึ่งคน เลิกคีย์ซ้ำและรวมไฟล์ได้เฉลี่ยคนละ 2 ชั่วโมงต่อวัน รวม 8 ชั่วโมงต่อวัน ราว 2,080 ชั่วโมงต่อปี คูณต้นทุนเต็ม 140 บาทต่อชั่วโมง = ประมาณ 291,000 บาทต่อปี
• เงินจมสต๊อกที่ปลดออก — สต๊อกแม่นขึ้นทำให้ถือของลดลง 15% ของ 8 ล้าน = 1.2 ล้านบาทกลายเป็นเงินสด มูลค่ารายปีคิดจากต้นทุนเงินบวกค่าถือครองรวม 12% = ประมาณ 144,000 บาทต่อปี
• ความผิดพลาดที่ลดลง — ส่งผิดและบิลผิดลดจาก 0.6% เหลือ 0.2% ของออเดอร์ 24,000 รายการต่อปี ที่ต้นทุนเฉลี่ยครั้งละ 350 บาท = ประมาณ 34,000 บาทต่อปี — ก้อนเล็กแต่จริง
• อัตรากำลังที่ไม่ต้องจ้างเพิ่ม — เมื่อยอดโตราว 20% ในปีถัดไป งานแอดมินเดิมรับได้โดยไม่เพิ่มคน เท่ากับเลี่ยงการจ้างหนึ่งอัตราราว 250,000 บาทต่อปี ตั้งแต่ปีที่สอง

จากนั้นทำสิ่งที่นักการเงินเรียกว่าการทดสอบความไว: ถ้าประโยชน์ทุกหมวดออกมาแค่ครึ่งเดียวของที่ประเมิน การคืนทุนยืดไปราวห้าปี ซึ่งยังต่ำกว่าอายุระบบ แปลว่าเคสนี้ทนต่อการมองโลกแง่ร้ายได้พอสมควร แต่สังเกตให้ดีว่าประโยชน์เกือบทั้งหมดมีเงื่อนไขซ่อนอยู่คำเดียว: ทีมต้องใช้ระบบจริง ชั่วโมงที่หายไปจะหายก็ต่อเมื่อคนเลิกทำ Excel คู่ขนาน สต๊อกจะแม่นก็ต่อเมื่อทุกการเคลื่อนไหวผ่านระบบ นี่คือเหตุผลที่ ROI บนกระดาษกับ ROI จริงต่างกันด้วยเรื่อง adoption ไม่ใช่เรื่องสูตร และเป็นเหตุผลเดียวกับที่เราย้ำเรื่องการออกแบบให้คนใช้จริงไว้ในบทความ CRM: ระบบที่ทีมไม่ใช้ มี ROI เท่ากันหมดทุกยี่ห้อ คือศูนย์

ก่อนเซ็น: สามตัวเลขที่ต้องวัดวันนี้

การคำนวณทั้งหมดข้างบนใช้ได้ก็ต่อเมื่อมี baseline ของธุรกิจตัวเองมาแทนค่า ฉะนั้นก่อนคุยกับผู้ขายรายไหน ให้วัดสามอย่างนี้หนึ่งสัปดาห์: ชั่วโมงต่อวันที่ทีมใช้กับการคีย์ซ้ำ รวมไฟล์ และไล่ถามข้อมูลข้ามแผนก มูลค่าสต๊อกเฉลี่ยกับจำนวนครั้งที่ของไม่ตรงระบบ และจำนวนกับต้นทุนของออเดอร์ที่ผิดพลาดในเดือนล่าสุด สามตัวเลขนี้ทำสองหน้าที่พร้อมกัน: มันคือตัวแทนค่าในสูตร ROI ของคุณเอง และมันคือไม้บรรทัดที่จะวัดผู้ขายทุกรายหลังระบบขึ้น — เพราะข้อเรียกร้องที่แฟร์ที่สุดต่อระบบราคาหลักล้านคือ ตัวเลขสามตัวนี้ต้องขยับ และขยับให้เห็นภายในปีแรก