จ่ายค่าไลเซนส์ BI ทุกเดือน แต่คนที่ควรเห็นตัวเลขกลับไม่มีสิทธิ์

รูปแบบที่พบบ่อยในองค์กรที่ซื้อเครื่องมือ BI มาใช้คือ ทีมวิเคราะห์สามสี่คนมีสิทธิ์เข้าถึงเต็มรูปแบบ ส่วนหัวหน้าสาขายี่สิบกว่าคนที่ต้องตัดสินใจเรื่องสต๊อกและกำลังคนทุกวันกลับไม่มีสิทธิ์ เพราะการเพิ่มสิทธิ์ให้ทุกคนหมายถึงค่าใช้จ่ายรายเดือนที่โตขึ้นหลายเท่า ผลที่ตามมาคือคนที่ตัดสินใจไม่ได้เห็นข้อมูล ส่วนคนที่เห็นข้อมูลไม่ได้เป็นคนตัดสินใจ

ต้นทุนที่โตตามจำนวนคน ไม่ใช่ตามมูลค่า

ปัญหาเชิงโครงสร้างของการคิดเงินแบบรายหัวไม่ได้อยู่ที่ราคาสูงหรือต่ำ แต่อยู่ที่ทิศทางที่มันโต ยิ่งข้อมูลมีประโยชน์มากขึ้นและมีคนอยากใช้มากขึ้น ค่าใช้จ่ายก็ยิ่งสูงขึ้น องค์กรจึงถูกผลักให้จำกัดจำนวนคนที่เห็นข้อมูล ซึ่งขัดกับเป้าหมายทั้งหมดของการลงทุนตั้งแต่แรก

สิ่งที่สูตรนี้เผยให้เห็นคือ N ของกลุ่มผู้ดูเป็นตัวขับต้นทุนหลัก ไม่ใช่ราคาต่อหัว องค์กรที่มีผู้ดูสามสิบคนจ่ายมากกว่าค่าลิขสิทธิ์ของทีมวิเคราะห์หลายเท่า ทั้งที่กลุ่มผู้ดูส่วนใหญ่เปิดดูตัวเลขชุดเดิมทุกเช้าแล้วปิด

ก่อนตัดสินใจว่าจะซื้อสิทธิ์กี่ที่นั่ง ให้ไล่รายชื่อคนที่ควรเห็นตัวเลขทั้งหมดแล้วจัดเข้าสามกลุ่ม การจัดกลุ่มนี้มักเปลี่ยนคำตอบเรื่องงบไปอย่างมีนัยสำคัญ เพราะกลุ่มที่ใหญ่ที่สุดมักต้องการน้อยที่สุด

• ผู้สร้างรายงาน คนกลุ่มนี้ต้องต่อแหล่งข้อมูล เขียนสูตร และออกแบบหน้าจอ พวกเขาต้องมีสิทธิ์เต็มรูปแบบจริง และปกติมีจำนวนน้อยมาก คือหนึ่งถึงห้าคนในธุรกิจ SME
• ผู้สำรวจข้อมูล คนกลุ่มนี้ต้องกดเปลี่ยนมุมมอง เจาะลงไปดูรายละเอียด และตั้งคำถามใหม่ระหว่างทาง เช่น ผู้จัดการฝ่ายขายหรือผู้จัดการคลัง กลุ่มนี้คุ้มที่จะให้สิทธิ์แบบโต้ตอบได้
• ผู้รับตัวเลข คนกลุ่มนี้ต้องการตัวเลขชุดเดิมทุกเช้าเพื่อดูว่าปกติหรือไม่ปกติ เช่น หัวหน้าสาขาหรือหัวหน้ากะ กลุ่มนี้มักใหญ่ที่สุดและได้ประโยชน์เท่าเดิมจากสรุปที่ส่งเข้า LINE หรืออีเมลตามรอบ

ทางเลือกแบบผสมที่มักคุ้มที่สุด

เมื่อจัดกลุ่มเสร็จ รูปแบบที่ประหยัดที่สุดมักปรากฏขึ้นเอง คือให้ผู้สร้างและผู้สำรวจใช้เครื่องมือสำเร็จรูปต่อไป เพราะพวกเขาได้ประโยชน์จากความยืดหยุ่นของมันจริง ส่วนกลุ่มผู้รับตัวเลขซึ่งใหญ่ที่สุด ให้ได้รับข้อมูลผ่านหน้าจอสรุปที่ทำขึ้นเองหรือสรุปที่ส่งอัตโนมัติ ซึ่งไม่มีค่าลิขสิทธิ์ต่อหัว

เงื่อนไขสำคัญของรูปแบบนี้คือทั้งสองทางต้องอ่านจากชั้นข้อมูลเดียวกัน ถ้าหน้าจอสรุปคำนวณยอดขายด้วยสูตรของตัวเองแยกจากเครื่องมือ BI ตัวเลขจะเริ่มไม่ตรงกันภายในไม่กี่เดือน และจะเสียเวลากับการกระทบยอดมากกว่าที่ประหยัดค่าลิขสิทธิ์ได้

คำถามที่ควรถามก่อนต่อสัญญารอบหน้าไม่ใช่ว่าเครื่องมือนี้แพงไปไหม แต่คือมีกี่คนในองค์กรที่ควรเห็นตัวเลขแต่ยังไม่ได้เห็น เพราะต้นทุนที่แท้จริงของการจำกัดสิทธิ์ ไม่ได้อยู่ในใบแจ้งหนี้ แต่อยู่ในการตัดสินใจที่เกิดขึ้นโดยไม่มีข้อมูล