เมื่ออดีตพนักงานยังเข้าระบบได้

ผู้บริหารคนหนึ่งเล่าด้วยความอึดอัดว่า พนักงานที่ลาออกไปแปดเดือนก่อนยังคงเข้าถึงระบบจัดการลูกค้าได้ พวกเขารู้ก็ต่อเมื่อเห็นบันทึกการเข้าใช้งานจากต่างจังหวัดในวันหยุด ไม่มีอะไรเสียหายในครั้งนั้น แต่คำถามที่ตามมาคือ แล้วอีกกี่คนที่ยังเข้าได้และเราไม่รู้

นี่ไม่ใช่เรื่องของความไว้ใจหรือไม่ไว้ใจอดีตพนักงาน คนส่วนใหญ่ไม่มีเจตนาร้าย ปัญหาคือบัญชีที่ถูกลืมไว้คือประตูที่เปิดค้างอยู่ และคุณควบคุมไม่ได้ว่าใครจะเดินผ่านมันในวันข้างหน้า

ทำไมไม่มีใครปิดประตู

ในวันที่พนักงานเข้างาน มีกระบวนการชัดเจน มีคนรับผิดชอบสร้างบัญชีและให้สิทธิ์ แต่ในวันที่พวกเขาลาออก ความรับผิดชอบกลับกระจัดกระจาย ฝ่ายบุคคลคิดว่าฝ่ายไอทีจัดการ ฝ่ายไอทีคิดว่าหัวหน้าทีมจะบอก และหัวหน้าทีมยุ่งกับการหาคนแทน ผลคือไม่มีใครเป็นเจ้าของการปิดประตูนั้นเลย

สิ่งที่ทำให้มันยากขึ้นคือ สิทธิ์การเข้าถึงสมัยใหม่กระจายอยู่ในหลายสิบระบบ ทั้งอีเมล เครื่องมือทำงานร่วม ฐานข้อมูล บัญชีคลาวด์ และบริการภายนอกที่ผูกกันไว้ การปิดบัญชีหลักไม่ได้แปลว่าปิดทุกอย่าง และส่วนที่ตกหล่นมักเป็นส่วนที่อันตรายที่สุด

ความเสี่ยงนี้น่ากลัวเพราะมันเงียบและสะสม ทุกครั้งที่มีคนลาออกโดยไม่ปิดสิทธิ์ครบ พื้นผิวความเสี่ยงของบริษัทก็โตขึ้นทีละนิด หลังผ่านไปหลายปี คุณอาจมีบัญชีที่ยังใช้งานได้นับสิบที่เป็นของคนที่ไม่ได้ทำงานกับคุณแล้ว แต่ละบัญชีคือจุดเริ่มต้นที่เป็นไปได้ของการรั่วไหลครั้งใหญ่

และในวันที่เกิดเหตุจริง คำถามแรกของผู้สอบสวนหรือลูกค้าจะไม่ใช่ ใครเจาะระบบ แต่เป็น ทำไมบัญชีนี้ยังเปิดอยู่ คำตอบว่าไม่มีใครรับผิดชอบเรื่องนี้ไม่ใช่คำตอบที่ยอมรับได้

คำถามที่ควรถามก่อนจะสาย

การแก้ปัญหานี้ไม่ต้องใช้เทคโนโลยีราคาแพง มันต้องการแค่ความชัดเจนว่าใครรับผิดชอบ และกระบวนการที่ทำซ้ำได้ เริ่มจากคำถามเหล่านี้

• วันนี้มีใครคนเดียวที่รับผิดชอบการถอนสิทธิ์เมื่อมีคนลาออก และเขารู้ว่าระบบทั้งหมดมีอะไรบ้าง
• เรามีรายการระบบทั้งหมดที่พนักงานหนึ่งคนอาจมีสิทธิ์เข้าถึงหรือไม่
• เราทบทวนสิทธิ์การเข้าถึงทั้งบริษัทอย่างน้อยปีละครั้งหรือไม่ และครั้งล่าสุดเมื่อไร
• ถ้าวันนี้มีคนลาออก สิทธิ์ทั้งหมดของเขาจะถูกปิดภายในกี่ชั่วโมง

หากคำตอบของข้อสุดท้ายคือ ไม่แน่ใจ นั่นคือสัญญาณว่าถึงเวลาแล้ว การทบทวนสิทธิ์อย่างสม่ำเสมอไม่ใช่เรื่องของความไม่ไว้ใจคน แต่เป็นการยอมรับว่าระบบที่ดีไม่ควรพึ่งความทรงจำของใคร ที่ Whale Task เราช่วยลูกค้ามองเห็นภาพรวมของสิทธิ์ทั้งหมดก่อนที่จะมีใครถามว่าทำไมประตูบานนั้นยังเปิดอยู่